www.tukhas.com
Related Articles
Έχετε βρεθεί ποτέ να προσπαθείτε να τρέξετε πιο γρήγορα από τον χρόνο επειδή έχετε τόσα πολλά να κάνετε; Δεν θα προτιμούσατε να χορεύετε συντονισμένα με τον χρόνο αντί να αγωνίζεστε μαζί του; Σκεφτείτε τη διαχείριση χρόνου ως μικρά βήματα που πρέπει να κάνετε με κάθε έργο και θα διαπιστώσετε ότι όχι μόνο κάνετε περισσότερα, αλλά νιώθετε πραγματικά καλύτερα κάνοντας το. Όταν προσπαθείτε να χορέψετε με το χρόνο, μάθετε τα βήματα TAPP. Αυτά τα βήματα είναι: απαριθμήστε εργασίες και προτεραιότητες, προγραμματίστε ραντεβού και προτεραιότητες και λάβετε υπόψη τους ανθρώπους κατά τον προγραμματισμό. Όταν προσπαθείτε να χορέψετε με τη μελωδία του χρόνου, μπορείτε να το σκεφτείτε με βάση τα τρία βήματα δράσης (ή ρήματα) που σημειώνονται στο διάγραμμα TAPP Step*: List, Schedule και Consider. Ή μπορείτε να το δείτε ως τα τέσσερα ουσιαστικά που απαρτίζουν τα συστατικά του χορού: Tasks, Appointments, Priorities και People (TAPP).
Ας δούμε πρώτα τη διαχείριση χρόνου με τον παραδοσιακό τρόπο «ρήμα».
- Λίστα εργασίες ή αντικείμενα εκκρεμότητας και στη συνέχεια ορίστε προτεραιότητες για να τα κάνετε.
- Πρόγραμμα τα ραντεβού σας και να ακυρώσετε όποια μπορεί να επικαλύπτονται, τα οποία δεν σας βοηθούν προσωπικά να πετύχετε τους στόχους σας για την ημέρα.
- Σκεφτείτε άλλοι μόνο αν σας βοηθά να κάνετε τα πράγματα.
Δεν ακούγεται διασκεδαστικό; Δεν θα σας άρεσε να αγωνίζεστε με tag-team με άλλους που χρησιμοποιούν αυτή τη φιλοσοφία διαχείρισης χρόνου; Αν χόρευες με κάποιον που χρησιμοποιεί αυτή τη φιλοσοφία, πιστεύεις ότι θα του είχε σημασία αν πατούσε στα πόδια σου;
Τώρα ας δούμε τη διαχείριση χρόνου χρησιμοποιώντας τα τέσσερα ουσιαστικά ως οδηγό μας αντί για τα ρήματα.
- Καθήκοντα που είναι απαραίτητα θα πρέπει να καταγραφούν εάν μην ξεχάσετε να τα κάνετε. Είτε το πιστεύετε είτε όχι, απλά η δημιουργία μιας λίστας εργασιών και η παρακολούθηση της μπορεί να αυξήσει δραματικά την αποτελεσματικότητά σας. Αφού φτιάξετε μια λίστα εργασιών, τότε πρέπει να καθορίσετε ποια είναι τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να ολοκληρώσετε και πότε είναι η καλύτερη στιγμή για να τα κάνετε. Εάν μια εργασία είναι απαραίτητη, πρέπει να είναι μέρος μιας προγραμματισμένης προσπάθειας, προγραμματίστε την κάνοντας ένα ραντεβού με τον εαυτό σας για τον απαραίτητο χρόνο. Εάν δεν είναι απαραίτητο, καθυστερήστε το έως ότου καταστεί απαραίτητο ή μπορεί να εξαλειφθεί όλα μαζί. Μια καλή λίστα εργασιών μπορεί επίσης να μειώσει τον χρόνο που δαπανάται για τη δημιουργία αναφορών προόδου ή την ενημέρωση των σχεδίων έργων.
- Εφόδια που είναι σημαντικά πρέπει να διατηρηθούν. Εάν δεν είναι σημαντικό ραντεβού, τότε κάποιος άλλος θα πρέπει να πάει στη συνάντηση, να ακυρώσει το ραντεβού ή να μην συμφωνήσει να κλείσει εξαρχής. Εάν η απόφαση είναι να προγραμματίσετε το ραντεβού, τότε ένα ημερολόγιο προγραμματισμού είναι το εργαλείο που πρέπει να χρησιμοποιήσετε για να προγραμματίσετε το ραντεβού. Η κατοχή και η χρήση ενός ημερολογίου προγραμματισμού θα διασφαλίσει ότι τα σημαντικά ραντεβού είναι γραπτά για ανάμνηση. Η χρήση ενός ημερολογίου προγραμματισμού σημαίνει πάντα τη λίστα συναντήσεων και την αναφορά στη λίστα συναντήσεων κάθε μέρα, έτσι ώστε τα ραντεβού και οι συναντήσεις να γίνονται στην ώρα τους. Εκτός από το να κάνετε ραντεβού με άτομα ή ομάδες, είναι σημαντικό να αφιερώσετε χρόνο στον εαυτό σας για να πετύχετε σημαντικά πράγματα.
- Προτεραιότητες εξασφαλίστε ότι κάνετε τα σημαντικά πράγματα για να πετύχετε τους στόχους σας. Συνήθως οι προτεραιότητες ορίζονται ως υψηλές, μεσαίες ή χαμηλές. Στη συνέχεια, κάνετε τις εργασίες με τη σειρά προτεραιότητας που έχει εκχωρηθεί: πρώτα υψηλή, μετά μεσαία και μετά, εάν η ώρα είναι χαμηλή. Θυμηθείτε να αναθέσετε υψηλότερες προτεραιότητες σε εκείνες τις εργασίες που θα οδηγήσουν στην επίτευξη στόχων ή σημαντικών έργων. Όταν προγραμματίζετε χρόνο με τον εαυτό σας, βάλτε εργασίες υψηλής προτεραιότητας κατά τη διάρκεια της ατομικής μέγιστης απόδοσης.
- Ανθρωποι είναι καθοριστικής σημασίας τόσο για σημαντικά ραντεβού όσο και για την ολοκλήρωση εργασιών υψηλής προτεραιότητας. Ως εκ τούτου, είναι επιτακτική ανάγκη να ληφθούν υπόψη οι ανάγκες και οι απόψεις των άλλων ανθρώπων. Μάθετε να χρησιμοποιείτε και να εκτιμάτε τους ανθρώπους που μπορούν να σας βοηθήσουν στην επίτευξη των στόχων σας. Άλλοι μπορούν να βοηθήσουν στην τήρηση των προθεσμιών και στην επίτευξη εργασιών και στόχων. Διαφορετικοί άνθρωποι έχουν διαφορετικές δεξιότητες, ταλέντα, ικανότητες και επιθυμίες. Κάθε άτομο μπορεί να συνεισφέρει όπου ταιριάζει καλύτερα. Μην φοβάστε να ζητήσετε βοήθεια ή να αναθέσετε ευθύνες. Μην απογοητεύετε κάποιον με το να μην τηρήσετε μια δέσμευση ή να χάσετε και ραντεβού, ο χρόνος του είναι εξίσου πολύτιμος με τον δικό σας.
Ακούγεται αυτό σαν ένα σχέδιο διαχείρισης χρόνου με το οποίο μπορείτε να ζήσετε; Η χρήση των βημάτων TAPP θα σας έκανε να νιώθετε σαν να χορεύατε με τον χρόνο αντί να αγωνίζεστε εναντίον του; Εάν απαντήσατε ναι σε οποιαδήποτε ερώτηση, τότε γιατί να μην το δοκιμάσετε για μερικούς μήνες; Τι έχεις να χάσεις; Όχι πολλά άλλα από μια παλιά νοοτροπία. Τι έχετε να κερδίσετε; Ας ελπίσουμε, καλύτερη αξιοποίηση του χρόνου σας και βελτιωμένες σχέσεις.
*ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αυτά τα βήματα TAPP προέρχονται από το βιβλίο “TAPP Steps in Time Management”.
