www.tukhas.com
Related Articles
Δεν υπάρχει ποτέ αρκετός χρόνος για να πετύχεις τα πάντα. Αλλά πολύ συχνά δεν χρησιμοποιούμε καλά τον χρόνο που έχουμε. Εάν αισθάνεστε καταβεβλημένοι με την εργασία που πρέπει να ολοκληρώσετε ή απλώς σας τελειώνει ο χρόνος, δοκιμάστε να ενσωματώσετε τουλάχιστον 5 από αυτές τις συμβουλές στην καθημερινή σας επαγγελματική ζωή.
1. Γνωρίστε τις προτεραιότητές σας. Για να μπορέσετε να διαχειριστείτε τον χρόνο σας, πρέπει να δημιουργήσετε μια σαφή εικόνα του τι θέλετε να επιτύχετε σε σχέση με αυτό που πρέπει να αναθέσετε ή να αναβάλετε.
2. Προγραμματίστε χρόνο για εσάς στο ημερολόγιό σας. Εσείς έχετε τον έλεγχο του πώς περνάτε τον χρόνο σας. Βεβαιωθείτε ότι ο τρόπος που περνάτε το χρόνο σας είναι συνεπής με τις προτεραιότητες και τις προτιμήσεις σας. Προγραμματίστε τακτικό χρόνο για να ολοκληρώσετε τις ενέργειές σας. Αφιερώστε συγκεκριμένες περιόδους της ημέρας για αποδοχή, έναρξη και επιστροφή κλήσεων. Η διάθεση χρόνου για τις προτεραιότητές σας κατά τη διάρκεια της ημέρας θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι η ζωή σας δεν θα ξεπεραστεί από τις προτεραιότητες των άλλων.
3. Διατηρήστε το γραφείο σας οργανωμένο. Το να έχετε ακαταστασία γύρω σας συμβάλλει σε ένα αίσθημα κατάθλιψης, σας αποσπά την προσοχή από την εστίαση στην εργασία που έχετε, καθώς και σας κοστίζει χρόνο όταν ψάχνετε σε σωρούς για χαρτιά. Στο τέλος κάθε μέρας αφιερώστε 5 λεπτά για να οργανώσετε το γραφείο σας.
4. Αναπτύξτε ένα hot σύστημα αρχείων για ενεργά χαρτιά στο γραφείο σας. Δημιουργήστε ζεστά αρχεία για το χαρτί που θα κρατούσατε κανονικά στην επιφάνεια του γραφείου σας. Η λίστα των φακέλων παρακάτω λειτουργεί σταθερά για πολλούς από τους πελάτες μας, αλλά χρησιμοποιήστε ένα σύστημα που θα λειτουργήσει για εσάς. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε ένα επεκτάσιμο κουτί αρχείων που έχετε στο γραφείο σας είτε ένα από τα συρτάρια του γραφείου σας με αρχεία. Μόλις αποκτήσετε το σύστημά σας, καθαρίστε το γραφείο σας και δεσμευτείτε να το διατηρήσετε καθαρό.
- ΣΗΜΕΡΑ για εργασίες που αφορούν εργασίες που θα ολοκληρωθούν σήμερα.
- ΑΥΤΗ ΤΗΝ ΕΒΔΟΜΑΔΑ για εργασίες που σχετίζονται με εργασίες που θα ολοκληρωθούν αυτή την εβδομάδα.
- READING για πράγματα που πρέπει να διαβάσετε (Πάρτε το μαζί σας όταν ταξιδεύετε)
- ΛΟΓΙΚΟ ΔΙΑΒΙΒΑΣΜΑ για χαρτιά που πρέπει να περάσετε σε κάποιον άλλο με προφορικό μήνυμα.
- ΙΔΕΕΣ για μια λίστα ιδεών και κάθε σχετική πληροφορία αναφοράς. Όταν σκέφτεστε μια καλή ιδέα, φροντίστε να την σημειώσετε σε αυτήν τη λίστα, ώστε να μην ξεχαστεί. Ανατρέξτε σε αυτό το αρχείο όταν επιλύετε προβλήματα ή σχεδιάζετε.
- ΛΙΣΤΑ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ για τη λίστα ενεργειών σας, δείτε το #5.
- ΚΑΤΑΘΕΣΗ για όλα τα άλλα.
5. Διατηρήστε μια ενιαία λίστα ενεργειών. Διατηρήστε μια κύρια λίστα των ανοιχτών ενεργειών σας με τις αναμενόμενες ημερομηνίες ολοκλήρωσης. Στο τέλος της ημέρας μεταφέρετε τυχόν νέες ενέργειες σε αυτήν τη λίστα, ενημερώστε τις ενέργειες που ολοκληρώθηκαν και ελέγξτε το ημερολόγιό σας για να σχεδιάσετε ενέργειες που θα ολοκληρωθούν την επόμενη ημέρα.
6. Διατηρήστε το in-tray και τα εισερχόμενα email σας κενά. Διατηρήστε το δίσκο σας άδειο, κάνοντας αμέσως αρχειοθέτηση για να ενθαρρύνετε τους ανθρώπους να τοποθετούν αντικείμενα στο δίσκο σας και όχι στο γραφείο ή την καρέκλα σας. Διατηρήστε τα εισερχόμενά σας κενά, ελέγχοντας τακτικά το email σας και είτε απαντώντας σε email που χρειάζεται λιγότερο από ένα λεπτό για να γραφτεί είτε μετακινώντας το email σε έναν φάκελο “Ενέργειες” με τον οποίο ασχολείστε όταν έχετε περισσότερο χρόνο.
7. Μειώστε τις διακοπές. Ρυθμίστε και κοινοποιήστε οδηγίες σχετικά με το πότε μπορείτε και πότε δεν μπορείτε να σας διακόψουν και, στη συνέχεια, τηρήστε τις. Για παράδειγμα, μπορεί να αποφασίσετε να μην απαντήσετε στο τηλέφωνο ενώ εργάζεστε σε συγκεκριμένο έργο ή εάν μπορείτε να κλείσετε μια πόρτα γραφείου, ενημερώστε όλους ότι αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε να σας διακόψουν και ορίστε μια τακτική ώρα όπου έχετε μια πολιτική ανοιχτών θυρών .
8. Υποδέσμευση και υπερπαράδοση. Πολλοί από εμάς έχουμε πάρα πολλές απαιτήσεις από τον χρόνο μας επειδή δεσμευόμαστε υπερβολικά. Μάθετε να ορίζετε εφικτές προθεσμίες αναθεωρώντας την τρέχουσα λίστα ενεργειών σας προτού αναλάβετε μια νέα εργασία. Δώστε στον εαυτό σας περισσότερο χρόνο από τότε που πιστεύετε ότι θα χρειαστείτε όταν δεσμευτείτε για μια ενέργεια. Πείτε ΟΧΙ όταν χρειάζεται. Θυμηθείτε ότι οι άνθρωποι θα προτιμούσαν να λέτε ότι δεν μπορείτε να κάνετε κάτι, και μετά είτε καθυστερείτε να παραδώσετε είτε καθόλου. Λέγοντας όχι, τους δίνετε την ευκαιρία να βρουν κάποιον άλλο τρόπο να κάνουν τα πράγματα.
9. Σκεφτείτε μακροπρόθεσμα και όχι βραχυπρόθεσμα. Θα λάβετε διαφορετικές αποφάσεις ανάλογα με τον φακό μέσα από τον οποίο βλέπετε κάθε δεδομένη ερώτηση, αίτημα, δίλημμα. Οι άνθρωποι συχνά δεσμεύονται σε έργα επειδή φαίνεται καλό βραχυπρόθεσμα. (Δεν θέλει να απογοητεύσει έναν συνάδελφο, θέλει να εντυπωσιάσει ένα αφεντικό, θέλει να μοιάσει με ήρωα κ.λπ.) Κρατήστε όλη την εικόνα στο μυαλό σας καθώς και τις μακροπρόθεσμες επιπτώσεις προτού δεσμευτείτε.
10. Ολοκληρώστε μια εβδομαδιαία ανασκόπηση και ξεκαθάρισμα. Αυτή είναι μια εξαιρετική εργασία το απόγευμα της Παρασκευής. Προγραμματίστε 30 λεπτά στο ημερολόγιό σας κάθε εβδομάδα για να ολοκληρώσετε αυτήν την αξιολόγηση. Γιατί να μην το δοκιμάσετε την Παρασκευή.
- Διαγράψτε τα χαρτιά από το γραφείο και τον εσωτερικό δίσκο σας χρησιμοποιώντας το σύστημα που περιγράφεται παραπάνω.
- Αρχειοθετήστε χαρτιά από την ενότητα αρχειοθέτησης των φακέλων του γραφείου σας.
- Επεξεργαστείτε τις σημειώσεις σας. Ελέγξτε τις εγγραφές ημερολογίου, τις σημειώσεις συσκέψεων και τις διάφορες σημειώσεις και μετατρέψτε τις σε κατάλληλα στοιχεία δράσης.
- Ελέγξτε το ημερολόγιο αυτής της προηγούμενης εβδομάδας για τα υπόλοιπα στοιχεία ενεργειών και ενημερώστε τη λίστα ενεργειών σας.
- Ελέγξτε το email σας για στοιχεία ενεργειών, στοιχεία “αναμονής” και ούτω καθεξής.
- Ελέγξτε τη λίστα ενεργειών σας και ελέγξτε όλες τις ολοκληρωμένες ενέργειες.
- Ολοκληρώστε τυχόν εργασίες τακτικής συντήρησης, π.χ. δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του υπολογιστή σας, εγκαταστάσεις νερού…
- Καθαρίστε το κεφάλι σας γράφοντας ιδέες, προγραμματίζοντας στο ημερολόγιό σας τις ενέργειες που πρέπει να ολοκληρώσετε, αναθεωρήστε το ημερολόγιό σας για την επόμενη εβδομάδα και προγραμματίστε το χρόνο σας.
