www.tukhas.com
Related Articles
Αναρωτηθήκατε ποτέ γιατί ο διευθυντής σας φαίνεται να κάνει τόσα πολλά χωρίς να φαίνεται να κάνει πολλή δουλειά; Δεν είναι ότι δεν κάνουν τίποτα. είναι περισσότερο επειδή κάνουν τα πράγματα σωστά. Εάν αφιερώσετε χρόνο για να παρατηρήσετε τον μάνατζέρ σας, πιθανότατα θα παρατηρήσετε ότι κάνει πέντε πράγματα που ίσως δεν κάνετε εσείς. Αυτά τα πέντε πράγματα είναι εύκολα κόλπα για επιτυχημένη διαχείριση χρόνου στο γραφείο.
- Διαχειριστείτε ό,τι εμφανίζεται στα εισερχόμενα. Θα πρέπει να πραγματοποιήσετε έλεγχο του είδους των πραγμάτων που βρίσκονται στα εισερχόμενά σας, είτε είναι έντυπα είτε ηλεκτρονικά. Μπορεί να αντιγραφείτε σε πληροφορίες που δεν χρειάζεται να δείτε, εάν ναι, ζητήστε να διαγραφούν από τη λίστα διανομής. Μπορεί να βλέπετε πράγματα που απαιτούν δράση, αλλά δεν εμπίπτουν στη σφαίρα των ικανοτήτων ή των αρμοδιοτήτων σας, αν ναι, δώστε τις πληροφορίες στο σωστό άτομο και πιθανώς προτείνετε να ζητήσει να αντικατασταθεί το όνομά σας με το δικό του σε μελλοντική αλληλογραφία. Αυτό θα πρέπει απλώς να αφήσει αυτό που πρέπει να γνωρίζετε ή πρέπει να ενεργήσετε. Για τα υπόλοιπα αντικείμενα, ενεργήστε σε αυτά με κάποιο τρόπο, ώστε να μην χρειάζεται να συνεχίσετε να τα επιστρέφετε.
- Διατηρήστε το γραφείο καθαρό. Η ακαταστασία αποσπά την προσοχή και καθιστά δύσκολο να βρείτε αυτό που χρειάζεστε όταν το χρειάζεστε. Βάλτε φωτογραφίες και αναμνηστικά σε ένα ράφι ή πίνακα ανακοινώσεων, όχι στο γραφείο σας. Κάντε συνήθεια να αφήνετε τα πάντα μακριά πριν φύγετε για την ημέρα ή βγείτε για μεσημεριανό γεύμα, ώστε να επιστρέψετε σε έναν καθαρό χώρο εργασίας. Αναπτύξτε ένα σύστημα αρχειοθέτησης που λειτουργεί για τα πράγματα που θέλετε να κρατήσετε. Στη συνέχεια, ανακυκλώστε αμέσως ή πετάξτε τα πράγματα που δεν χρειάζεται να κρατήσετε.
- Πηγαίνετε για μεσημεριανό γεύμα νωρίτερα ή αργότερα από το μεσημέρι. Οι περισσότεροι άνθρωποι πηγαίνουν για μεσημεριανό γεύμα το μεσημέρι, επομένως θα υπάρχει πάντα χαμένος χρόνος στην ουρά για να πάρουν ένα τραπέζι, να περιμένουν την παραγγελία του φαγητού, να περιμένουν την επιταγή και να την πληρώσουν, καθώς και κίνηση από και προς την τοποθεσία όπου τρώτε. Δεν έχει σημασία αν βγαίνετε έξω ή τρώτε στην καφετέρια της εταιρείας. το μεσημέρι είναι πάντα πολύ κόσμο. Αντίθετα, πηγαίνετε στις 11:00 π.μ. ή στη 13:00 για να απολαύσετε ένα πιο γρήγορο και πιο ήσυχο γεύμα.
- Παρακολουθήστε ποιος διακόπτει και γιατί. Εάν ξέρετε ποιος είναι πάντα για να κάνει ερωτήσεις ή απλώς να μιλήσει, τότε μπορείτε να συνεργαστείτε για να μειώσετε τις περιττές διακοπές. Αυτό θα λειτουργήσει και για τους δύο σας στη διαχείριση του χρόνου σας καλύτερα. Μαζί θα πρέπει να ορίσετε 10-15 λεπτά για να συναντιέστε μία ή δύο φορές την ημέρα αντί να έχετε πολλαπλές διακοπές κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Εφόσον ορίζετε σύντομες συσκέψεις, μπορείτε να σταθείτε όρθιοι κατά τη διάρκεια της συνάντησης για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα διαρκέσουν περισσότερο.
- Προετοιμαστείτε για συναντήσεις. Συγκεντρώστε όλα όσα χρειάζεστε για τη συνάντηση στην οποία συμμετέχετε ή διευθύνετε. Βάλτε τη συνάντηση στο ημερολόγιό σας 5-10 λεπτά πριν και λίγα λεπτά μετά. Στα προηγούμενα λεπτά, έχετε χρόνο να ετοιμαστείτε και να φτάσετε στην ώρα σας. Στα λεπτά που ακολουθούν, μπορείτε να προχωρήσετε σε οποιαδήποτε στοιχεία ενεργειών λάβατε από τη σύσκεψη. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι η συνάντηση έχει μια ατζέντα, ώστε ο χρόνος όλων να χρησιμοποιείται αποτελεσματικά όταν είστε όλοι μαζί. Εάν δεν σας έστειλαν μια ημερήσια διάταξη, ζητήστε τη πριν από την έναρξη της συνάντησης.
Τώρα που αναθεωρήσατε τα πέντε κόλπα διαχείρισης χρόνου που χρησιμοποιούν με επιτυχία οι περισσότεροι μάνατζερ, θα σκεφτείτε να τα χρησιμοποιήσετε και εσείς; Εάν εφαρμόσετε αυτές τις απλές έννοιες στη δουλειά σας στο γραφείο, θα πρέπει να δείτε ότι μπορείτε και εσείς να κάνετε περισσότερα.
