www.tukhas.com
Related Articles
Οι πέντε κορυφαίες πρακτικές διαχείρισης χρόνου θεωρούνται συχνά οι καλύτερες τεχνικές από αυτούς που τις χρησιμοποιούν και οι περισσότερες προτείνονται από τους ειδικούς. Δείτε τις πέντε ενέργειες που προτείνονται παρακάτω για να δημιουργήσετε ένα σύστημα διαχείρισης χρόνου που ταιριάζει καλύτερα στις προσωπικές ανάγκες.
1. Δημιουργήστε μια καθημερινή λίστα “Εκκρεμότητες”. Αυτή είναι πάντα η νούμερο ένα πρόταση των ειδικών διαχείρισης χρόνου, των ηγετών επιχειρήσεων και άλλων που είναι καλοί στη διαχείριση του χρόνου τους. Έχοντας μια λίστα με απαραίτητες και ωραίες εργασίες εστιάζει τις σκέψεις στη δουλειά, έτσι ώστε τίποτα σημαντικό να μην παραμεληθεί. Επιτρέπει στον δημιουργό της λίστας την ευκαιρία να προγραμματίσει την ημέρα του. Η διατήρηση της λίστας πάντα εύχρηστη καθιστά εύκολη την προσθήκη νέων αντικειμένων καθώς εμφανίζονται και ελέγχουν τα ολοκληρωμένα αντικείμενα. Η επανεξέταση των επιβεβαιωμένων εργασιών μπορεί να βοηθήσει τον χρήστη να συνεχίσει να ολοκληρώνει εργασίες και να αισθάνεται μια μεγάλη αίσθηση ολοκλήρωσης στο τέλος της ημέρας.
2. Καταγράψτε τα ραντεβού. Το Write-it-down είναι ένα άλλο αξίωμα των ειδικών στη διαχείριση χρόνου, όχι μόνο για τη λίστα “to do” αλλά και για το ημερολόγιο των ραντεβού. Το να γράφετε ραντεβού σε ένα ημερολόγιο όταν γίνονται, απελευθερώνει το μυαλό για άλλα δημιουργικά πράγματα. Βοηθά επίσης να μην ξεχάσετε τη συνάντηση ή το ραντεβού στο μέλλον. Θα πρέπει να γίνει τακτική πρακτική να αναθεωρείτε το ημερολόγιο από την αρχή κάθε μέρας για να βεβαιωθείτε ότι δεν χάνεται τίποτα. Κατά τον έλεγχο των ραντεβού, μπορεί να ληφθεί απόφαση να παρευρεθείτε, να στείλετε έναν αναπληρωτή ή να προσπαθήσετε να προγραμματίσετε εκ νέου εάν είναι απαραίτητο.
3. Καθορίστε προτεραιότητες εργασίας. Ο καθορισμός της δουλειάς που είναι σημαντικό να κάνετε κάθε μέρα και τι μπορεί να αναβληθεί για μια άλλη στιγμή είναι άλλο ένα κλειδί για βελτιωμένη διαχείριση του χρόνου. Μια εργασία ή ένα ραντεβού υψηλής προτεραιότητας θα σχετίζεται με ένα σημαντικό έργο, κάτι που μπορεί να οδηγήσει σε πρόοδο ή μια υπόσχεση που οφείλεται σε κάποιο άλλο. Τα στοιχεία της λίστας εργασιών χαμηλής προτεραιότητας είναι αυτά που είναι ευχάριστα αλλά δεν είναι απαραίτητα αμέσως ή μπορεί να ζητηθεί η συμμετοχή σε μια συνάντηση όπου δεν απαιτείται προσωπική συμβολή. Μέση προτεραιότητα θα ήταν τακτικές εργασίες εργασίας ή τυπικές συναντήσεις ομάδας.
4. Ρυθμίστε ξυπνητήρια. Όσοι διαπιστώνουν ότι συχνά καθυστερούν στις συναντήσεις ή ξεχνούν άλλα είδη ραντεβού, διαπιστώνουν ότι η ρύθμιση ξυπνητηριού σε ένα ρολόι, υπολογιστή ή τηλέφωνο λειτουργεί πολύ καλά ως υπενθύμιση. Ρυθμίστε το ξυπνητήρι τουλάχιστον δέκα λεπτά πριν από την ώρα έναρξης του ραντεβού, ώστε να συγκεντρωθούν τα απαραίτητα δεδομένα και να επιτραπεί η πεζοπορία στην αίθουσα συσκέψεων. Εάν το ραντεβού δεν είναι στο ίδιο κτίριο, τότε βάλτε το ξυπνητήρι περισσότερο για να επιτρέψετε τον χρόνο ταξιδιού. Μερικοί άνθρωποι επαναφέρουν ακόμη και το ξυπνητήρι τους όταν βρίσκονται σε μια σύσκεψη για 10 λεπτά πριν τη λήξη της σύσκεψης θα πρέπει να εξασφαλίσουν την κατάλληλη ώρα για την ολοκλήρωση της συνάντησης και να συνεχίσουν να βγαίνουν στην ώρα τους.
5. Διάλυση μεγάλων έργων. Πολλοί άνθρωποι βρίσκουν ότι χρονοτριβούν να ξεκινήσουν μεγάλα έργα επειδή φαίνεται ότι είναι πάρα πολλά να γίνουν ή πολύ δύσκολο να πραγματοποιηθούν. Για να είναι πιο εύκολο να ξεκινήσετε ένα μεγάλο έργο, χωρίστε το σε πολλές δευτερεύουσες εργασίες. Στη συνέχεια, σχεδιάστε να προσθέσετε διαφορετικές υπο-εργασίες στις καθημερινές λίστες “to do” λειτουργώντας αντίστροφα από την ημερομηνία λήξης της παραγγελίας που πρέπει να ολοκληρωθούν οι εργασίες. Με αυτόν τον τρόπο κάθε επιμέρους εργασία γίνεται μέρος της προγραμματισμένης εργασίας και το έργο ολοκληρώνεται έγκαιρα. Ορισμένοι ειδικοί αναφέρονται σε αυτή την απλή διαδικασία διαχείρισης έργου ως “η μέθοδος του ελβετικού τυριού”, καθώς ανοίγει τρύπες στο μεγαλύτερο τυρί (έργο) μέχρι να τελειώσουν όλα (ολοκληρώνονται οι εργασίες).
Από τις πέντε παραπάνω προτάσεις, δημιουργήστε ένα προσωπικό σύστημα διαχείρισης χρόνου που ταιριάζει στις ατομικές ανάγκες. Φροντίστε να λάβετε υπόψη αυτές τις πέντε κορυφαίες πρακτικές διαχείρισης χρόνου στο μέλλον για να βελτιώσετε τις τεχνικές που χρησιμοποιούνται και να προτείνετε αυτές που κρίνονται αποτελεσματικές σε άλλους.
