www.tukhas.com
Related Articles
Έχετε μια στιγμή να αφιερώσετε; Ίσως μια στιγμή είναι το μόνο που πρέπει να διαθέσετε!
Υπάρχουν δύο είδη εργασιών στις οποίες ασχολείστε – πράγματα που εσείς έχω να κάνετε και πράγματα που εσείς θέλω να κάνω. Ως υπεύθυνο άτομο, θα θέλατε να ολοκληρώσετε πράγματα που εσείς έχω να κάνετε πριν ξεκινήσετε τα πράγματα που εσείς θέλω να κάνω. Ωστόσο, εάν όλος ο χρόνος σας είναι κολλημένος σε πράγματα που πρέπει να κάνετε, πού θα βρείτε χρόνο για τα πράγματα που θέλετε να κάνετε;
Αν κάνεις μόνο τα πράγματα που πρέπει, απλώς υπάρχεις. Μόνο όταν κάνεις πράγματα που θέλεις να κάνεις ζεις πραγματικά. Τι μπορείτε να κάνετε για αυτό;
Μια λύση, που υποστηρίζεται από τον David Allen, είναι η προσέγγιση “Four D” για τη μείωση των εργασιών στη λίστα σας:
- Διαγράφω οι περιττές εργασίες?
- Αντιπρόσωπος τι μπορούν να κάνουν οι άλλοι?
- Αναβάλλω τα λιγότερο επείγοντα καθήκοντα·
- Κάνω το υπόλοιπο.
Αυτή είναι η λύση μου: Εάν μπορείτε να ολοκληρώσετε τις «πρέπει» εργασίες σας σε λιγότερο χρόνο από τον αναμενόμενο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον χρόνο που εξοικονομείτε για πράγματα που θέλετε να κάνετε. Με άλλα λόγια, υπολογίστε πόσο χρόνο χρειάζεστε για οποιαδήποτε εργασία, ολοκληρώστε την εργασία γρήγορα και χρησιμοποιήστε τον χρόνο που εξοικονομείτε σε κάτι αγαπημένο σας.
Το μεγαλύτερο πρόβλημα με αυτή τη λύση είναι ο νόμος του Πάρκινσον. Ο νόμος του Πάρκινσον αναφέρει: «Η εργασία επεκτείνεται έτσι ώστε να γεμίσει τον διαθέσιμο χρόνο για την ολοκλήρωσή της». Μόλις δημιουργήσετε μια προσδοκία, μια εκτίμηση για τη διάρκεια της εργασίας, η εκτίμηση γίνεται μια αυτοεκπληρούμενη προφητεία. Το έργο θα πάρτε τον αναμενόμενο χρόνο.
Έχω συγκεντρώσει τέσσερις τεχνικές για να ξεπεράσω τον νόμο του Πάρκινσον.
1. Χρησιμοποιήστε αποτελεσματικά το χρόνο “Αναμονή”.
Ξοδεύετε μεγάλο μέρος του χρόνου σας σε αναμονή – σε ιατρεία γιατρών/οδοντιάτρων, σε ουρές στο ταχυδρομείο, την τράπεζα, το σούπερ μάρκετ ή την ασφάλεια αεροδρομίου, περιμένοντας να ξεκινήσει μια συνάντηση ή να σερβιριστεί σε ένα εστιατόριο κ.λπ. Στην εργασία σας λίστα ή λίστα συναντήσεων, εντοπίστε πιθανές ευκαιρίες αναμονής. Ομοίως, προσδιορίστε τις εργασίες στη λίστα σας που μπορεί να μπορείτε να ολοκληρώσετε κατά τη διάρκεια οποιουδήποτε χρόνου αναμονής. Βάλτε τα μαζί και ουσιαστικά θα κάνετε δύο πράγματα ταυτόχρονα.
2. Αποτελεσματικά πολλαπλές εργασίες
Το multitasking, δηλαδή η προσπάθεια να κάνεις περισσότερα από ένα πράγματα τη φορά, θεωρείται αντιπαραγωγικό. Από την άλλη, το ανθρώπινο ζώο έχει μάθει να περπατάει και να μιλά ταυτόχρονα. Όταν κάποια ενέργεια έχει εκτελεστεί ξανά και ξανά και έχει υποβιβαστεί στο «αυτόματο» τμήμα του εγκεφάλου (παρεγκεφαλίδα), μπορεί να συνδυαστεί με άλλες εργασίες. Με άλλα λόγια, οι «αστοχαστικές» εργασίες μπορούν να συνδυαστούν. Τα καθήκοντα που απαιτούν σκέψη δεν μπορούν να συνδυαστούν. Καθώς δημιουργείτε τη λίστα υποχρεώσεων, προσδιορίστε τις εργασίες που μπορούν να γίνουν μηχανικά και σχεδιάστε να συνδυάσετε συμβατές εργασίες. Αυτή η συμφωνία “δύο προς ένα” θα μειώσει τα στοιχεία στη λίστα σας.
3. Front-end Φορτώστε την εργασία
Η “φόρτωση από μπροστά” είναι ο όρος μου για να κάνετε εκ των προτέρων το πιο βαρύ (το πιο σημαντικό, το πιο επικίνδυνο, το πιο περίπλοκο) μέρος της εργασίας σας. Αυτό μειώνει την επιβάρυνση και η ορμή που θα φτάσετε θα σας στηρίξει κατά τη διάρκεια της εργασίας. Η επιτυχία γεννά επιτυχία και οι πρώτες επιτυχίες δημιουργούν τη διάθεση για μεγαλύτερα επιτεύγματα.
4. Ορίστε μια τεχνητή προθεσμία
Προκαλέστε προσεκτικά τον εαυτό σας για να πετύχετε περισσότερα. Θέστε ένα όριο μεταξύ 65% και 85% της αρχικής εκτίμησης ως νέα προθεσμία και, για να μην αντιμετωπίζετε επιπόλαια αυτήν την τεχνητή προθεσμία, βάλτε περίπου 25% περισσότερα στοιχεία στη λίστα σας και προκαλέστε τον εαυτό σας να ολοκληρώσει τα πάντα. Ο νόμος του Πάρκινσον λειτουργεί αντίστροφα – εάν αφιερώσετε λιγότερο χρόνο σε οποιαδήποτε εργασία, θα συρρικνωθεί για να χωρέσει τον διαθέσιμο χρόνο. Φυσικά, όπως και σε οτιδήποτε άλλο, η υπερβολή θα σας βλάψει μακροπρόθεσμα. Γνωρίστε τις δυνατότητές σας και πιέστε αργά τα όριά σας.
Μερικοί από τους πελάτες μου έχουν επιτύχει σημαντικές βελτιώσεις στην παραγωγικότητα ελέγχοντας τον νόμο του Πάρκινσον. Λειτουργεί, αλλά απαιτεί ένα μυστικό συστατικό – πρέπει πιστεύω στην ικανότητά σας να ολοκληρώσετε εργασίες σε λιγότερο χρόνο από τον αναμενόμενο.
