Καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών μέσω της αποτελεσματικής διαχείρισης χρόνου

Η ικανότητα διαχείρισης και ιεράρχησης είναι μια σημαντική ικανότητα κατά την εξυπηρέτηση πελατών. Ο προγραμματισμός γεγονότων, δραστηριοτήτων και εργασιών σε ετήσια, μηνιαία, εβδομαδιαία και καθημερινή βάση -δηλαδή, η ιεράρχηση του χρόνου- μπορεί να είναι ικανοποιητικός από τη σκοπιά που σας επιτρέπει να είστε πιο προνοητικοί στην προετοιμασία για την αντιμετώπιση καταστάσεων. Ένας τέτοιος σχεδιασμός μπορεί να μειώσει την ανάγκη σας να είστε διαχειριστής κρίσεων. Είναι σημαντικό εντός και εκτός δουλειάς γιατί, αν δεν διαχειρίζεστε καλά την προσωπική σας ζωή, μπορεί να μεταφέρετε το προσωπικό άγχος στον εργασιακό χώρο. Αυτό δεν είναι μόνο αναποτελεσματικό. Είναι επίσης άδικο για τον εργοδότη, τους συνομηλίκους σας, τους συναδέλφους και τους εξωτερικούς πελάτες σας.

Αφού προγραμματίσετε βασικά συμβάντα και εργασίες χρησιμοποιώντας κάποιο τύπο συστήματος προγραμματισμού (π.χ. λογισμικό διαχείρισης χρόνου, σύστημα γραπτού προγραμματισμού ή ημερολόγιο ή ηλεκτρονική συσκευή προγραμματισμού που μπορεί να κατεβάσει πληροφορίες στον υπολογιστή σας), ελέγχετε τις πληροφορίες τακτικά για να μην ξεχάσετε κάτι.

Ένας τρόπος για να διαχειριστείτε τα συμβάντα, αντί να τους έχετε να σας διαχειρίζονται, είναι να δημιουργείτε μια λίστα δραστηριοτήτων κάθε μέρα και να εκχωρείτε μια αξία σε καθεμία με βάση τη σημασία. Το κλειδί είναι να είστε συνεπείς και να δίνετε προτεραιότητα κάθε μέρα. Μερικοί άνθρωποι κάνουν τον προγραμματισμό της τελευταίας δραστηριότητας της εργάσιμης ημέρας τους. Όταν φτάσουν στη δουλειά το επόμενο πρωί, είναι έτοιμοι να ξεκινήσουν αντί να αφιερώσουν χρόνο στην προετοιμασία.

Οδηγίες για τον καθορισμό προτεραιοτήτων

Τρεις οδηγίες μπορούν να σας βοηθήσουν να καθορίσετε ποιες εργασίες πρέπει να κάνετε πρώτα. Αυτά μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μια ρεαλιστική και εφικτή λίστα καθημερινών εργασιών. Όπως μάθατε όταν διαβάσατε για τον καθορισμό στόχων σε άλλα κεφάλαια, οι στόχοι πρέπει να είναι επιτεύξιμοι. Χρησιμοποιήστε τα ακόλουθα πρότυπα ως οδηγό όταν ορίζετε προτεραιότητες.

Κρίση. Είστε ο καλύτερος κριτής για το τι μπορείτε να πετύχετε κάθε μέρα. Γνωρίζετε τα δυνατά σας σημεία και τι πρέπει να κάνετε. Όταν επιλέγετε προτεραιότητες, να θυμάστε ότι αυτές που έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στους πελάτες και σε άλλους θα πρέπει να τοποθετούνται ψηλά στη λίστα σας. Από την άλλη, μην βάζετε τόσες προτεραιότητες σε μια καθημερινή λίστα που δεν θα τις κάνετε. Εάν συμβεί αυτό, μπορεί να αποθαρρυνθείτε και να τα παρατήσετε.

Όταν διαπιστώσετε ότι έχετε περισσότερες υψηλές προτεραιότητες από ό,τι έχετε χρόνο, ίσως χρειαστεί να ζητήσετε βοήθεια ή καθοδήγηση από το αφεντικό σας. Πολλές φορές, το να ζητάς απλώς βοήθεια βοηθά στην ανάπτυξη της σχέσης σου με τους άλλους. Νιώθουν σεβασμό και εμπιστοσύνη από τη χειρονομία σας, αρκεί να μην κάνετε κατάχρηση της βοήθειάς τους ή να μην φαίνεται να ξεφορτώνετε τα καθήκοντά σας πάνω τους. Επίσης, εξετάστε άλλους πόρους που ενδέχεται να χρησιμοποιήσετε για να ολοκληρώσετε εργασίες (π.χ. τεχνολογία, εξωτερικούς προμηθευτές ή πελάτες).

Σχετικότητα. Η ανάθεση προτεραιοτήτων είναι θέμα σχετικότητας. Ορισμένες εργασίες και έργα βαθμολογούνται εύκολα υψηλότερα από άλλα. Θα πρέπει να καθοδηγηθείτε από την ερώτηση “Ποια είναι η καλύτερη χρήση του χρόνου μου;” Πολλοί άνθρωποι γεμίζουν το καθημερινό τους πρόγραμμα με επιπόλαιες ή εύκολες εργασίες και με εργασίες που τους αρέσει να κάνουν. Αυτό δημιουργεί μια κούφια αίσθηση ολοκλήρωσης. Μπορεί να κάνουν πολλά κατά τη διάρκεια της ημέρας και να απολαμβάνουν να το κάνουν, αλλά δεν έχουν προσθέσει μεγάλη αξία στην εξυπηρέτηση πελατών ή δεν έχουν βοηθήσει στην επίτευξη των οργανωτικών στόχων. Λάβετε υπόψη σας όταν ορίζετε προτεραιότητες στο χώρο εργασίας ότι η κύρια εστίασή σας πρέπει να είναι οι πελάτες σας και οι δραστηριότητες που τους υποστηρίζουν.

Συγχρονισμός. Η πραγματικότητα και οι προθεσμίες έχουν τον τρόπο να υπαγορεύουν προτεραιότητες. Ο χρόνος έναρξης ενός έργου ή μιας εργασίας μπορεί επίσης να καθορίσει προτεραιότητες. Μόλις ξεκινήσετε μια εργασία, πρέπει να υπάρχει αρκετός χρόνος για να την ολοκληρώσετε. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, ίσως χρειαστεί να βάλετε ξανά προτεραιότητα ή να αναζητήσετε βοήθεια.

Να είστε ρεαλιστές σχετικά με το χρόνο που θα χρειαστεί για να ολοκληρώσετε μια εργασία. Βεβαιωθείτε ότι έχετε προγραμματίσει τόσο πολύ χρόνο, συν λίγο επιπλέον, στο ημερήσιο φύλλο προγραμματισμού σας. Επίσης, λάβετε υπόψη τη χρονική περίοδο αιχμής για την απόδοση. Κάθε άτομο συνήθως έχει μια περίοδο της ημέρας κατά την οποία έχει περισσότερη ενέργεια και μπορεί να κάνει περισσότερα. Εκμεταλλευτείτε την περίοδο αιχμής σας και προγραμματίστε εργασίες υψηλής προτεραιότητας κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, αν είναι δυνατόν.

Σύστημα Προτεραιοποίησης

Για να δημιουργήσετε το δικό σας σύστημα προτεραιοτήτων, απαριθμήστε όλες τις εκκρεμείς δραστηριότητές σας και, στη συνέχεια, ομαδοποιήστε τις ανάλογα με το επίπεδο σπουδαιότητάς τους. Ο τρόπος με τον οποίο εκχωρείτε αξία σε μια εργασία δεν είναι τόσο σημαντικός, εφόσον χρησιμοποιείτε την ίδια μορφή κάθε μέρα. Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν ένα σύστημα A, B, C και άλλοι χρησιμοποιούν μια μορφή 1, 2, 3. Ακολουθούν τα προτεινόμενα κριτήρια για την ανάθεση:

Προτεραιότητα A-Must do ή κρίσιμα αντικείμενα. Ορισμένα πράγματα πρέπει να γίνουν λόγω των οδηγιών διαχείρισης, των τοπικών, πολιτειακών ή ομοσπονδιακών κανονισμών, της σημασίας για τους πελάτες ή τους πελάτες, των προθεσμιών ή των ευκαιριών που παρέχουν για την επιτυχία ή την πρόοδό σας (π.χ. φορολογικές εκθέσεις πολιτείας, ενέργειες που ζητούνται από έναν πελάτη ή εφαρμογή για θέση στον οργανισμό με συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης υποβολής).

Προτεραιότητα Β-Πρέπει να κάνουμε. Τα είδη αυτής της κατηγορίας είναι μεσαίας αξίας. Παρόλο που μπορεί να συμβάλλουν στην ικανοποίηση των πελατών και στη βελτιωμένη απόδοση, δεν είναι απαραίτητες ή δεν έχουν κρίσιμες προθεσμίες (π.χ. αποστολή ενός μη ζητηθέντος κιτ πληροφοριών σε έναν πελάτη σχετικά με ένα νέο προϊόν ή ανάπτυξη πρότασης για αλλαγή υπάρχοντος συστήματος ή διαδικασίας).

Προτεραιότητα Γ-Ωραία. Αυτή είναι η χαμηλότερη κατηγορία και περιλαμβάνει εργασίες που δεν αποτελούν άμεση σύνδεση με την ικανοποίηση των πελατών. Μπορεί ακόμη και να είναι διασκεδαστικά ή ενδιαφέροντα, αλλά θα μπορούσαν να παραλειφθούν ή να αφεθούν αναιρέτως. Η αναβολή ή ο προγραμματισμός τέτοιων προτεραιοτήτων μέχρι μια πιο αργή χρονική περίοδο θα έχει πιθανότατα ελάχιστη ή καθόλου επίδραση στην εξυπηρέτηση πελατών (π.χ. συναντήσεις με μέλη της ομάδας για να συλλάβουν ιδέες για μια πιο αποτελεσματική διάταξη των θαλάμων, καθαρισμός παλαιών αρχείων e-mail ή τακτοποιημένη ευθυγράμμιση των προϊόντα σε ράφι).

Σημείωση: Καθώς διαβάζετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και φωνητικού ταχυδρομείου τις ώρες που έχετε προγραμματίσει κατά τη διάρκεια της ημέρας, δώστε τα σε προτεραιότητα και προσθέστε τα στη λίστα με τα πράγματα που πρέπει να κάνετε.

Το κλειδί για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου είναι να έχετε ένα σχέδιο και να εκτελέσετε αυτό το σχέδιο. Εάν ελέγχετε τον χρόνο σας, εσείς και οι πελάτες σας θα κερδίσετε από τις προσπάθειές σας.

About admin

Check Also

Οι παρατηρήσεις του Επιστημονικού Συμβουλίου της Βουλής για τη φορολόγηση των ελεύθερων επαγγελματιών – Capital.gr

Οι παρατηρήσεις του Επιστημονικού Συμβουλίου της Βουλής για τη φορολόγηση των ελεύθερων επαγγελματιών  Capital.gr

Αφήστε μια απάντηση

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *

Recent Comments

Χωρίς σχόλια για εμφάνιση.