www.tukhas.com
Related Articles
Όλοι αναζητούν τρόπους για να βελτιώσουν τη διαχείριση του χρόνου. Είτε πρόκειται για τη διοίκηση ενός οργανισμού που αναζητά επιχειρηματική βελτίωση είτε για ένα άτομο που αναζητά τρόπους για να περάσει καλύτερα τον χρόνο του, η διαχείριση χρόνου είναι σημαντική και για τους δύο. Καλύτερη διαχείριση του χρόνου μπορεί να επιτευχθεί εάν έχουν τεθεί στόχοι και στη συνέχεια δίνεται προτεραιότητα σε όλη τη μελλοντική εργασία με βάση τον τρόπο με τον οποίο κινεί το άτομο ή τον οργανισμό προς την επίτευξη των στόχων.
Υπάρχουν πολλές μέθοδοι προτεραιότητας διαχείρισης χρόνου. Οι πιο δημοφιλείς είναι η μέθοδος A, B, C και η κατάταξη αριθμών ανάλογα με τη σειρά με την οποία πρέπει να εκτελεστούν οι εργασίες. Και οι δύο μέθοδοι ενθαρρύνουν να κοιτάζει κανείς πράγματα που τον φέρνουν πιο κοντά στην επίτευξη σημαντικών στόχων ως την υψηλότερη προτεραιότητα που πρέπει να τεθεί. Πράγματα που δεν σχετίζονται με στόχους θα έχουν χαμηλότερη προτεραιότητα. Ακολουθεί μια περιγραφή των τριών προτεραιοτήτων και πώς σχετίζονται με τις γενικές πρακτικές διαχείρισης χρόνου.
- Υψηλός στοιχεία προτεραιότητας (κατάταξη Α ή 1) είναι εκείνα τα καθήκοντα, τα έργα και οι συναντήσεις που αποδίδουν τα καλύτερα αποτελέσματα στην επίτευξη ατομικών ή οργανωτικών στόχων. Για τα άτομα, αυτό μπορεί να σχετίζεται με στόχους επαγγελματικής εξέλιξης ή ανάπτυξης μικρών επιχειρήσεων και να συνδέεται άμεσα με υποσχέσεις που δίνονται σε πελάτες ή συναδέλφους ή μπορεί να μην σχετίζεται με τη δουλειά, όπως περισσότερους στόχους και υποσχέσεις για την οικογένεια ή τον ελεύθερο χρόνο. Για τους οργανισμούς, αυτό πιθανότατα θα σχετίζεται με αυξημένα κέρδη, νέες επιχειρήσεις, βασικά έργα και άλλα στρατηγικά επιχειρηματικά στοιχεία. Τα στοιχεία υψηλής προτεραιότητας θα πρέπει να είναι η πρώτη εργασία που έχει προγραμματιστεί για κάθε ημέρα και να δεσμεύεται σε χρόνο που εμπίπτει στην περίοδο αιχμής απόδοσης του ατόμου.
- Μεσαίο στοιχεία προτεραιότητας (κατάταξη Β ή 2) είναι εκείνες οι τυπικές ημερήσιες, εβδομαδιαίες ή μηνιαίες εργασίες, έργα και συναντήσεις που αποτελούν μέρος της εργασίας που πρέπει να γίνει προκειμένου να διατηρηθεί το status quo. Για τα άτομα, αυτό θα σχετίζεται με την εκτέλεση της τυπικής τους δουλειάς και μπορεί να σημαίνει ότι πηγαίνουν σε προγραμματισμένες οικογενειακές ή εκτός ομάδας δραστηριότητες όπως αναμένεται. Για οργανισμούς, αυτό είναι καθημερινά επαγγελματικά στοιχεία όπως συναντήσεις έργου, μείωση κόστους, καθώς και τακτικές εργασίες διαχείρισης, πωλήσεων και κατασκευής. Οι εργασίες μέσης προτεραιότητας προγραμματίζονται μετά ή μεταξύ των λειτουργιών υψηλής προτεραιότητας, επειδή αυτή η εργασία δεν απαιτεί υψηλά επίπεδα συγκέντρωσης, μπορεί να γίνει σε περιόδους μη αιχμής, εφόσον ολοκληρώνεται εντός χρονοδιαγράμματος.
- Χαμηλός Τα στοιχεία προτεραιότητας (κατάταξη Γ ή 3) είναι εκείνα τα καθήκοντα, τα έργα και οι πιθανές συναντήσεις που είναι ευχάριστα, μπορούν να αναβληθούν για άλλη στιγμή και δεν επηρεάζουν άμεσα τους στόχους ή τις τυπικές πρακτικές εργασίας. Για τα άτομα, αυτό μπορεί να σημαίνει εκμάθηση μιας νέας δεξιότητας ή έναρξη ενός νέου χόμπι που μπορεί να φαίνεται σαν καλές ιδέες, αλλά δεν σχετίζεται άμεσα με τους πιο επιθυμητούς προσωπικούς στόχους. Για οργανισμούς, αυτό θα μπορούσε να είναι η εκκαθάριση παλαιών αρχείων ή η αξιολόγηση των υπαρχουσών διαδικασιών εργασίας που επί του παρόντος εκτελούνται αρκετά ομαλά.
Δεν έχει σημασία εάν οι μέθοδοι προτεραιότητας διαχείρισης χρόνου, όπως A, B, C, αρίθμηση ή απλώς επισήμανση υψηλής, μεσαίας, χαμηλής χρήσης χρησιμοποιώντας μια εξατομικευμένη μέθοδο κωδικοποίησης ή χρωματισμού. Σημασία έχει μόνο ότι η πρακτική δεν έχει περισσότερες από τρεις προτεραιότητες που χρησιμοποιούνται για να προσεγγίσουμε την επίτευξη σημαντικών στόχων. Περισσότερα από τρία επίπεδα προτεραιότητας μπορούν να βάλουν τον διαχειριστή χρόνου στη διαδικασία ιεράρχησης και όχι πολύτιμης εργασίας.
Είτε η διοίκηση του οργανισμού είτε ένα άτομο που αναζητά τρόπους για να αξιοποιήσει καλύτερα τον χρόνο του, η διαχείριση χρόνου είναι σημαντική και για τους δύο. Όποιος αναζητά τρόπους βελτίωσης της διαχείρισης του χρόνου, θα επωφεληθεί από τη θέσπιση και την εφαρμογή μιας μεθόδου καθορισμού προτεραιοτήτων για την ολοκλήρωση της εργασίας προς την επίτευξη των στόχων.
