www.tukhas.com
Related Articles
Πρόσφατα είδα μια διαφήμιση για ένα φυλλάδιο διαχείρισης χρόνου: “Μικρότερες προθεσμίες, ανταγωνιστικές προτεραιότητες, ατελείωτες συναντήσεις, διακοπές και ακόμη υψηλότερες προσδοκίες ποιότητας είναι μερικές μόνο από τις σημερινές χρονικές προκλήσεις. Και όμως ο αριθμός των ωρών της ημέρας παραμένει ο ίδιος.”
Ως επιχειρηματίες, όλοι δυσκολευόμαστε μερικές φορές να διαχειριστούμε αποτελεσματικά τον χρόνο μας. Κάποτε άκουσα έναν επιχειρηματία να λέει ότι από τους ανθρώπους που γνωρίζει, οι φίλοι του επιχειρηματίες είναι οι χειρότεροι άνθρωποι όσον αφορά τη διαχείριση του χρόνου και των προτεραιοτήτων τους. Πολύ συχνά πέφτουμε θύματα της λανθασμένης αντίληψης ότι το να είσαι απασχολημένος είναι το ίδιο με την πρόοδο.
Υπάρχουν πολλοί τομείς που εμπλέκονται στην αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου:
o τη στάση σας
o καθορισμός στόχων
o καθορισμός προτεραιοτήτων
o προγραμματισμός
o προγραμματισμός
o αναλύοντας την πρόοδό σας
o αντιμετώπιση διακοπών
o συναντήσεις
o γραφειοκρατία
o ανάθεση καθηκόντων
o δαμασμός της αναβλητικότητας
o χρόνος ομαδικής εργασίας
ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ
Ακολουθούν ορισμένες βασικές αρχές που έχω βρει για να με βοηθήσουν να διαχειρίζομαι τον χρόνο μου πιο αποτελεσματικά:
1. Οι καλές συνήθειες είναι το κλειδί για την καλή διαχείριση του χρόνου.
Η ουσία της καλής διαχείρισης του χρόνου είναι η δημιουργία καλών συνηθειών. Μια καλή συνήθεια που πρέπει να αναπτύξετε είναι να εστιάσετε στα αποτελέσματα. Το να βάζεις στόχους και να προσπαθείς να τους πετύχεις πρέπει να γίνει συνήθεια. Πριν από την επόμενη συνάντησή σας, σκεφτείτε τον εαυτό σας – ποιος είναι ο στόχος μου να το κάνω αυτό ή να συναντηθώ με αυτό το άτομο; Ποια συγκεκριμένα αποτελέσματα θα ήθελα να δω να προέρχονται από την εποχή μου; Πρέπει να μάθετε να δίνετε μεγάλη αξία στον χρόνο σας. Υπάρχουν ένα εκατομμύριο πράγματα, διαφημίσεις, βιβλία, εκδηλώσεις στα μέσα ενημέρωσης και άνθρωποι που συναγωνίζονται για αυτό. Πρέπει να διακρίνετε τι και ποιος είναι σημαντικός και τι ή ποιος δεν είναι. Αυτό μπορεί να ακούγεται λίγο σκληρό στην αρχή, αλλά η εστίαση στα αποτελέσματα στην ανάπτυξη των συνηθειών σας θα σας βοηθήσει να εστιάσετε τον εαυτό σας και τον χρόνο σας.
2. Οι καλές συνήθειες ξεκινούν με τον καθορισμό στόχων.
Υπάρχουν πολλά σημεία που πρέπει να θυμάστε όταν βάζετε καλούς στόχους.
Το πρώτο είναι να γράψετε τους στόχους σας. Μελέτες έχουν δείξει ότι έχετε πολύ περισσότερες πιθανότητες να επιτύχετε τους στόχους σας εάν είναι αφοσιωμένοι στο χαρτί. Όπως είπε κάποιος κάποτε, «Ένα κοντό μολύβι είναι καλύτερο από μια μεγάλη ανάμνηση».
Ένα δεύτερο σημείο είναι να χωρίσετε τους στόχους σας σε τρεις κατηγορίες: βραχυπρόθεσμους, ενδιάμεσους και μακροπρόθεσμους. Θα υποστήριζα ότι θα πρέπει να έχετε μια ξεχωριστή λίστα για τους προσωπικούς, επαγγελματικούς και τους στόχους της ζωής σας. Η λίστα προσωπικών στόχων θα καλύπτει τομείς όπως: προσωπικές σχέσεις, χρήση ελεύθερου χρόνου, δραστηριότητες προσωπικής ανάπτυξης, ανάγνωση ενός συγκεκριμένου θέματος, παρακολούθηση μαθημάτων ή σεμιναρίων συνεχούς εκπαίδευσης κ.λπ. αύξηση εσόδων, περικοπή κόστους, στρατηγικός σχεδιασμός, μάρκετινγκ, διαχείριση εργαζομένων, δημιουργία συνεργασιών και συνάντηση επωφελών επιχειρηματικών επαφών. Οι στόχοι της ζωής σας θα καλύπτουν την ευρύτερη εικόνα του τι θέλετε να πετύχετε στη ζωή και για ποιον θέλετε να σας θυμούνται.
3. Η επιδίωξη συγκεκριμένων στόχων είναι το κλειδί για την επίτευξη της επιτυχίας.
Ο καθορισμός καλών στόχων απαιτεί προγραμματισμό και συγκεντρωμένη προσπάθεια. Πάρα πολλοί επιχειρηματίες έχουν καλές προθέσεις για την επιχείρησή τους, αλλά δεν έχουν στόχους που είναι αρκετά συγκεκριμένοι για να τους βοηθήσουν να επιτύχουν. Οι περισσότεροι επιχειρηματίες που αποτυγχάνουν να επιτύχουν τους στόχους τους το κάνουν επειδή αποτυγχάνουν να θέσουν συγκεκριμένους ή ΕΞΥΠΝΟΥΣ στόχους.
Οι στόχοι SMART είναι:
Ειδικός. Ο στόχος σας πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο λεπτομερής. Για παράδειγμα, “Θα καλέσω όλους τους νέους υποψήφιους πελάτες που γνώρισα στην τελευταία εκδήλωση δικτύωσης μέχρι αυτήν την Τετάρτη το μεσημέρι.” «Θα κάνω διακοπές τουλάχιστον τρεις εβδομάδες φέτος τον επόμενο χρόνο».
Μετρητός. Οι καλοί στόχοι σας επιτρέπουν να ποσοτικοποιήσετε τις προσπάθειές σας. “Η εταιρεία μου θα αυξήσει τις πωλήσεις της κορυφαίας γραμμής σε επαναλαμβανόμενους πελάτες κατά 2% αυτό το τρίμηνο, προσδιορίζοντας ποιες είναι οι τρέχουσες ανάγκες τους και αναπτύσσοντας μια υπηρεσία για την κάλυψη των αναγκών τους πριν από οποιονδήποτε άλλο. Θα το κάνουμε αυτό ερευνώντας τον καθένα από αυτούς και ακολουθώντας εξατομικευμένο τηλεφώνημα για διευκρίνιση των απαντήσεών τους».
Κατορθωτός. Είναι καλό να βάζεις τους στόχους σου ψηλά, αλλά όχι απίθανα υψηλούς. «Θα συναντήσω τρεις νέους επενδυτές επιχειρηματικών κεφαλαίων αυτόν τον μήνα και θα αρχίσω να χτίζω μια σχέση μαζί τους με σκοπό να αναζητήσω χρηματοδότηση από αυτούς τους επόμενους έξι μήνες». “Θα ξαναγράψω τις τρεις κύριες ενότητες του ιστότοπού μου έως τον επόμενο μήνα για να αντικατοπτρίσω καλύτερα ποιος είναι ο νέος στοχευμένος πελάτης μου και να τους βοηθήσω να βρουν τις λύσεις που αναζητούν πιο γρήγορα στον ιστότοπό μου.”
Προσανατολισμένος στο αποτέλεσμα. Προκειμένου οι στόχοι σας να είναι ΕΞΥΠΝΟΙ, πρέπει να επικεντρώνονται σε αυτό που θέλετε, όχι σε αυτό που ΔΕΝ θέλετε. Για παράδειγμα, ένας στόχος «δεν θέλω να αποτύχω στην επιχείρησή μου» εστιάζει σε αυτό που ΔΕΝ θέλετε. Ένα παράδειγμα στόχου SMART είναι, “Θα αυξήσω το παθητικό εισόδημά μου κατά 15% φέτος γράφοντας ένα εγχειρίδιο “Πώς να” για το “10 Βήματα για Προώθηση Οικονομικού Σχεδιασμού Μικρών Επιχειρήσεων” και θα το πουλήσω σε έναν ιστότοπο για 89,99 $.”
Περιορισμένος χρόνος. Βάλτε ένα συγκεκριμένο χρονικό όριο στους στόχους σας και ζητήστε από κάποιον να σας θεωρήσει υπεύθυνο για την επίτευξη αυτού του στόχου. «Θα ολοκληρώσω την έρευνα της στρατηγικής μάρκετινγκ μέσα στις επόμενες έξι εβδομάδες και στη συνέχεια θα αφιερώσω δύο ώρες την ημέρα για τρεις εβδομάδες μέχρι να ολοκληρώσω την ανάπτυξη του προσαρμοσμένου πλάνου μάρκετινγκ».
ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΚΑΝΟΥΝ
Κάθε ένας από εμάς έχει 168 ώρες την εβδομάδα. Το πώς περνάμε τον χρόνο μας και δίνουμε προτεραιότητα στη ζωή μας λέει πολλά για το πόσο επιτυχημένοι θα είμαστε προσωπικά και επαγγελματικά. Υπάρχουν πολλά πράγματα που ανταγωνίζονται για την εποχή μας: οικονομικά, μελλοντικά σχέδια, οικογένεια, διασκέδαση, φίλοι, παρόντες στόχοι, πιεστικά έργα και πιεστικοί άνθρωποι. Άκουσα κάποιον να λέει κάποτε, αν δεν ελέγχεις τον χρόνο σου, κάποιος άλλος θα το κάνει.
Όταν σκέφτεστε πώς να διαχειριστείτε επιτυχώς τον χρόνο σας, πρέπει να κάνετε μερικές ερωτήσεις στον εαυτό σας:
o Έχω συγκεκριμένα πράγματα που θέλω να πετυχαίνω κάθε μέρα;
o Τι τοις εκατό του χρόνου πετυχαίνω τους καθημερινούς μου στόχους;
o Ποια συγκεκριμένα πράγματα κάνω για να διαχειριστώ με επιτυχία τον χρόνο μου;
o Ποιες είναι οι προτεραιότητες στη ζωή μου;
o Αντικατοπτρίζει το πρόγραμμά μου αυτές τις προτεραιότητες;
o Πόσο επιτυχημένος νιώθετε στην αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου σας;
