www.tukhas.com
Related Articles
Στο μέρος 1 αυτής της σειράς άρθρων έχω εισαγάγει την έννοια “Touch It – Do It”. Βασικά απαιτεί να παραμείνετε συγκεντρωμένοι και να ολοκληρώσετε μια εργασία, αφού αρχίσετε να την εργάζεστε. Όχι άλλη εναλλαγή εργασιών! Χρειάζεται πάντα — πραγματικά σημαίνει σπατάλη — λίγος χρόνος για να συντονιστείτε για μια διαφορετική εργασία. Μην αλλάζετε! Υιοθετήστε τη συνήθεια να ολοκληρώνετε αυτό που έχετε ξεκινήσει. Μετά το επόμενο, και το επόμενο κ.λπ.
Πώς όμως να αντιμετωπίσεις όλες τις διακοπές κατά τη διάρκεια της ημέρας;
Το τηλέφωνο χτυπάει, ένας συνάδελφος μπαίνει στο γραφείο σας, … Αν εργάζεστε στο γραφείο σας, μπορεί να έρθουν τα παιδιά σας ή η γυναίκα σας, … Πώς το αντιμετωπίζετε ή πώς πρέπει να το αντιμετωπίσετε με αυτό?
Όταν διαβάζετε άρθρα από επιτυχημένους επιχειρηματίες, καλλιτέχνες ή μάνατζερ, βλέπετε γρήγορα ότι εκτιμούν ιδιαίτερα τον χρόνο τους και δεν επιτρέπουν διακοπές. Έχουν συγκεκριμένες χρονοθυρίδες κατά τη διάρκεια της ημέρας, όταν δεν σηκώνουν το τηλέφωνο και έχουν κλειστή την πόρτα του γραφείου τους.
Κάποιοι μπορεί να έχουν 1 ώρα, κάποιοι ακόμη και 4 ή 5 ώρες ανάλογα με το είδος της δουλειάς που κάνουν. Ασχολούνται μόνο με τα πιο σημαντικά καθήκοντα της επιχείρησής τους. Αυτό δεν περιορίζεται μόνο στις επιχειρήσεις, μπορεί επίσης να είναι η καθημερινή προπόνηση για έναν αθλητή ή η εξάσκηση για έναν μουσικό.
Τα μυστικά του να μην σε διακόπτουν είναι:
* Βάζεις τους κανόνες, αλλάζεις και εκπαιδεύεις το περιβάλλον σου να σέβεται τον χρόνο σου και να μην σε ενοχλεί.
* Η επιχείρησή σας πρέπει να οργανωθεί με τέτοιο τρόπο ώστε να λειτουργεί σαν ρολόι χωρίς να διακόπτεται ο ένας τον άλλον συνεχώς. Αυτό δεν περιορίζεται σε εσάς, φυσικά. Δεν έχει σημασία αν είστε ο Διευθύνων Σύμβουλος μιας μεγάλης εταιρείας ή ο ιδιοκτήτης μιας μικρότερης, πιθανώς οικιακής επιχείρησης. Θα αυξήσετε την «παραγωγή» επιβάλλοντας καλή διαχείριση χρόνου και εργασιακές συνήθειες. Θα χρειαστεί λίγος χρόνος μέχρι να κολλήσει, αλλά πρέπει να ξεκινήσετε από τον εαυτό σας και να κάνετε το προσωπικό σας να ακολουθήσει το καλό σας παράδειγμα.
* Πρέπει να μεταβείτε από την “Reactive mode σε Responsive mode”. Με λίγα λόγια, αυτό σημαίνει ότι διατηρείτε τον πλήρη έλεγχο του πότε, πού και πώς ανταποκρίνεστε σε όλα τα αιτήματα που απαιτούν την προσοχή σας. Μην αφήνετε τους άλλους να ελέγχουν εσάς και τον χρόνο σας.
* Στην κατάσταση του γραφείου στο σπίτι, πρέπει ακόμη και να εκπαιδεύσετε την οικογένειά σας να σέβεται τον χρόνο σας. Απλώς εξηγήστε ότι έχετε περισσότερο χρόνο για αυτούς — τους αγαπημένους σας — στο τέλος της ημέρας, αν σταματήσουν να χτυπούν την πόρτα σας όλη μέρα. Αυτό δεν είναι καθόλου αγενές. Ας υποθέσουμε ότι η επιχείρησή σας αποτυγχάνει, επειδή δεν έχετε κάνει αρκετά. Ποιο θα ήταν το αποτέλεσμα; Πρέπει να βρεις δουλειά, πρέπει να πηγαίνεις με το αυτοκίνητο από και προς τη δουλειά. Όλα αυτά χρειάζονται επιπλέον χρόνο. Το αποτέλεσμα είναι να περνάτε ακόμα λιγότερο χρόνο με την οικογένειά σας. Δώστε τους να καταλάβουν, όταν η πόρτα σας είναι κλειστή, «δεν είστε στο σπίτι».
* Εάν μόλις ξεκινάτε τη δική σας επιχείρηση τη νύχτα, ενώ έχετε ακόμα τη δουλειά σας, μπορεί να σκεφτείτε να επενδύσετε ξανά μερικά από τα πρώτα χρήματα που κυκλοφορούν για να κάνετε κάποια διασκεδαστικά πράγματα με την οικογένεια ή τον σύζυγό σας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να δείξετε πώς επωφελούνται από την αναπτυσσόμενη επιχείρησή σας. Ναι, είναι δωροδοκία, αλλά συνήθως λειτουργεί. Το περιβάλλον σας είναι μέρος της επιτυχίας ή της αποτυχίας σας. Πρέπει να το αντιμετωπίσεις με τον σωστό τρόπο.
Τώρα, καταλαβαίνουμε γιατί είναι σημαντικό να επικεντρώνεστε σε κάθε εργασία τη δεδομένη στιγμή και πώς να αλλάξετε τον εαυτό σας και το περιβάλλον σας για να σας βοηθήσουμε να το ολοκληρώσετε.
Περιοχές επιπτώσεων
Στη συνέχεια, πρέπει να περιγράψω πώς να επιλέξετε τις εργασίες και πώς να προγραμματίσετε την ημέρα σας. Αλλά πριν ασχοληθώ με αυτό, θα εισαγάγω την έννοια των «περιοχών επιρροής».
Η περιοχή επιρροής είναι οποιοδήποτε μέρος της επιχείρησής σας που επηρεάζει τα κέρδη με κάποιο τρόπο. Σε μια μεγαλύτερη εταιρεία αυτά μπορεί να είναι αναγνωρίσιμα σύμφωνα με τα τμήματα (εάν έχουν δημιουργηθεί σωστά), αλλά ακόμη και μια οικιακή επιχείρηση έχει ορισμένες διακριτές περιοχές επιπτώσεων.
Μερικά παραδείγματα: πωλήσεις, μάρκετινγκ, ανάπτυξη προϊόντων, εξυπηρέτηση πελατών, εισπρακτέοι λογαριασμοί , αγορές, δημιουργία επισκεψιμότητας, SEO, … Όταν καταφέρετε να βελτιώσετε έναν τομέα επιρροής, τα κέρδη σας θα αυξηθούν. Αυτή πρέπει να είναι η συμφωνία.
Πώς να βελτιώσετε μια περιοχή επιπτώσεων;
Ξεκινάτε αναθέτοντας ένα χρονικό διάστημα μίας ώρας κάθε εβδομάδα (σε κανονικό πρόγραμμα) για να έχετε μια συνάντηση με όλα τα σχετικά μέλη της ομάδας ή τους διευθυντές της συγκεκριμένης περιοχής επιπτώσεων. Ρυθμίζετε αυτές τις συναντήσεις για κάθε μια από τις περιοχές επιρροής σας. Στόχος των συναντήσεων είναι να ελέγξουν την κατάσταση, να συζητήσουν προβλήματα, να βρουν πιθανά μέσα βελτίωσης και κυρίως να αναθέσουν εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν την επόμενη εβδομάδα προκειμένου να βελτιωθεί η συγκεκριμένη περιοχή επιπτώσεων.
* Κρατήστε σημειώσεις — πρακτικά συνάντησης — σχετικά με τις εργασίες και την κατάσταση. Αυτό θα είναι ένας εξαιρετικός οδηγός στην επόμενη εβδομαδιαία συνάντησή σας και θα σας επιτρέψει να επιθεωρήσετε την πρόοδο.
Ανεξάρτητα από τη θέση που βρίσκεστε, λαμβάνετε ήδη ορισμένες εργασίες που ανατίθενται κατά τη διάρκεια αυτών των “εικονικών ή πραγματικών” συναντήσεων.
* Επιχείρηση που βασίζεται στο σπίτι: Θα αναθέσετε τις εργασίες στον εαυτό σας και θα τηρήσετε τις εργασίες κατά τη διάρκεια της εβδομάδας, όπως θα το κάνατε για το αφεντικό σας. Χωρίς αυτήν την εστίαση σε περιοχές επιπτώσεων, ενδέχεται να εκτελέσετε σημαντικές εργασίες (π.χ. σελιδοδείκτες κοινωνικής δικτύωσης για τους ιστότοπούς σας, …) όχι τόσο με συνέπεια όσο θα έπρεπε.
* Μεγάλη εταιρεία: Ως Διευθύνων Σύμβουλος ή διευθυντής ενός τμήματος, θα σας ανατεθούν τα περισσότερα καθήκοντα. Τώρα, μπορείτε να στραφείτε σε άλλα πράγματα, ενώ γνωρίζετε ότι οι σημαντικοί τομείς της επιχείρησης ή του τμήματός σας βελτιώνονται συνεχώς. Ένα σημαντικό πλεονέκτημα τέτοιων συναντήσεων είναι ότι όλοι στην περιοχή επιπτώσεων ενημερώνονται και γίνονται μέρος της διαδικασίας βελτίωσης. Επίσης οι αποφάσεις λαμβάνονται γρήγορα κατά τη διάρκεια της συνάντησης, γιατί όλοι οι εμπλεκόμενοι βρίσκονται επί τόπου.
* Εικονική επιχείρηση: Ακριβώς το ίδιο πράγμα, αλλά η συνάντηση μπορεί να γίνει μέσω τηλεδιάσκεψης.
Εάν απευθυνθείτε στους διάφορους τομείς της επιχείρησής σας από αυτήν την οπτική γωνία, θα διανείμετε την ενέργειά σας εκεί που χρειάζεται και αξιοποιείτε περισσότερο. Έτσι θα φτάσεις στο επόμενο επίπεδο.
