www.tukhas.com
Related Articles
Εισαγωγή
Σε αυτό το άρθρο θα συζητήσω μια στρατηγική διαχείρισης χρόνου και μια στρατηγική λογοδοσίας που, όταν εφαρμόζονται μαζί, διασφαλίζουν ότι τελειώνετε τις πιο σημαντικές εργασίες σας για την ημέρα και σας αφήνουν μια αίσθηση ολοκλήρωσης. Θα συζητήσω πρώτα ποια είναι η καθεμία από αυτές τις στρατηγικές και στη συνέχεια θα συζητήσω τα βήματα για το πώς να εφαρμόσετε αυτές τις στρατηγικές για εσάς. Τέλος, θα προτείνω μια άλλη στρατηγική διαχείρισης χρόνου για την οποία σας προτείνω να μάθετε περισσότερα για να εξοικονομήσετε ακόμη περισσότερο χρόνο και να αυξήσετε την αίσθηση της ολοκλήρωσης ακόμα περισσότερο.
Στρατηγική διαχείρισης χρόνου
Για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τις εργασίες σας, μια αποδεδειγμένη στρατηγική διαχείρισης χρόνου είναι να δημιουργείτε μια λίστα υποχρεώσεων, να δίνετε προτεραιότητα στις πιο σημαντικές εργασίες σας για να ολοκληρώσετε και να ολοκληρώσετε πρώτα αυτές τις εργασίες. Δεν υπάρχει καμία επιστήμη πυραύλων σε αυτή τη στρατηγική — το μόνο που ζητά από εσάς είναι να καταλάβετε ακριβώς ποιες εργασίες πρέπει να κάνετε. Στη συνέχεια, σας ζητά να αριθμήσετε, να κατατάξετε, να αποδώσετε σημασία σε αυτές τις εργασίες.
Στρατηγική λογοδοσίας
Για να αυξήσετε την αίσθηση της ολοκλήρωσης καθώς διαχειρίζεστε τις εργασίες σας, υπάρχει μια απλή στρατηγική λογοδοσίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε — καταγράφοντας τις ολοκληρωμένες εργασίες σας. Όταν ολοκληρώσετε μια εργασία, ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη ή μικρή, μπορείτε να γράψετε/καταγράψετε ότι την έχετε ολοκληρώσει, δίνοντάς σας μια άμεση αίσθηση ολοκλήρωσης και παρέχει κίνητρο για να προχωρήσετε για να ολοκληρώσετε με επιτυχία την επόμενη εργασία σας.
Πώς να τα χρησιμοποιήσετε μαζί
Η διαχείριση του χρόνου σας και η αύξηση της αίσθησης της ολοκλήρωσης είναι αρκετά απλή αφού ακολουθήσετε αυτά τα επτά βήματα για να εφαρμόσετε και τις δύο αυτές στρατηγικές μαζί. Αρχικά, θα χρησιμοποιήσετε τη στρατηγική διαχείρισης χρόνου και, στη συνέχεια, πριν προχωρήσετε για να ολοκληρώσετε την επόμενη εργασία σας, θα ολοκληρώσετε τη στρατηγική λογοδοσίας που περιγράφεται παραπάνω. Μόλις τελειώσετε και με τα δύο, επαναλάβετε ολόκληρη τη διαδικασία για να συνεχίσετε να διαχειρίζεστε παραγωγικά το χρόνο σας και τα συναισθήματα ολοκλήρωσης.
Βήμα 1: Καταγράψτε τις εργασίες σας προς ολοκλήρωση–Όταν χρησιμοποιείτε τη στρατηγική ιεράρχησης προτεραιοτήτων για τη διαχείριση χρόνου, είναι σημαντικό να γνωρίζετε όλα όσα πιστεύετε ότι πρέπει να ολοκληρώσετε πριν αρχίσετε να ιεραρχείτε ποιες εργασίες θα σας κάνουν να αισθάνεστε πιο ολοκληρωμένοι. Για να το κάνετε αυτό, σημειώστε ή πληκτρολογήστε όλα όσα πρέπει να κάνετε για να νιώσετε ότι έχετε τελειώσει με την εργασία σας για την περίοδο διαγραφής της ημέρας να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα. Τέλος, προσπαθήστε να ομαδοποιήσετε τις εργασίες σε εργασίες και υπο-εργασίες.
Βήμα 2: Δώστε προτεραιότητα στις κορυφαίες σας εργασίες–Αφού γράψετε όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε, είναι σημαντικό να αναθεωρήσετε προσεκτικά τη λίστα σας για να προσδιορίσετε ποιες τρεις έως πέντε εργασίες πρέπει να δώσετε προτεραιότητα. Ένας εύκολος τρόπος για να ιεραρχήσετε τις εργασίες είναι να ρωτήσετε τον εαυτό σας, “τι θα συνέβαινε αν ολοκληρώσω αυτήν την εργασία σήμερα;” και “τι θα συνέβαινε αν δεν ολοκλήρωνα αυτήν την εργασία σήμερα;” Όποια εργασία έχει τα περισσότερα οφέλη από την ολοκλήρωση ή/και τα περισσότερα μειονεκτήματα για τη μη ολοκλήρωση της εργασίας θα πρέπει να έχει μεγαλύτερη προτεραιότητα.
Βήμα 3: Επιλέξτε τη σωστή εργασία για ενεργή εργασία–Αφού βάλετε προτεραιότητες στις κορυφαίες εργασίες σας, επιλέξτε την εργασία που με την ολοκλήρωση, θα σας κάνει να νιώσετε σαν να είστε ιδιαίτερα παραγωγικοί και, αν είναι δυνατόν, θα σας κάνει να νιώσετε ολοκληρωμένοι για την ημέρα – ακόμα κι αν δεν ολοκληρώσατε τίποτα άλλο. Αυτή είναι η πρώτη εργασία που πρέπει να προσπαθήσετε να ολοκληρώσετε.
Βήμα 4: Ολοκληρώστε την εργασία–Μόλις προετοιμαστείτε να ολοκληρώσετε την εργασία με προτεραιότητα, είναι καιρός να αναλάβετε δράση και να ολοκληρώσετε πραγματικά την εργασία σας. Εάν δυσκολεύεστε να ολοκληρώσετε την εργασία σε μία συνεδρίαση, δοκιμάστε να ρυθμίσετε ένα χρονόμετρο για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο, να κάνετε ένα διάλειμμα πέντε λεπτών όταν σβήσει ο χρονοδιακόπτης και, στη συνέχεια, να εστιαστείτε ξανά στην ολοκλήρωση της εργασίας μόλις τελειώσει το διάλειμμά σας.
Βήμα 5: Αφαιρέστε τον Παρακολούθηση Επιτευγμάτων σας–Όταν ολοκληρώσετε πλήρως την εργασία που έχετε στη διάθεσή σας, είναι καιρός να αφαιρέσετε το πρόγραμμα παρακολούθησης επιτευγμάτων. Το πρόγραμμα παρακολούθησης επιτευγμάτων σας είναι απλώς μια χρονολογημένη λίστα εργασιών και ευθυνών που έχετε ολοκληρώσει. Το πρόγραμμα παρακολούθησης πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμο, όπως σε ένα σημειωματάριο ή ημερολόγιο που διατηρείτε στο περιβάλλον εργασίας σας ή σε ένα έγγραφο που μπορεί εύκολα να εντοπιστεί και να αποθηκευτεί ξανά στον υπολογιστή σας.
Βήμα 6: Χρησιμοποιήστε τον Παρακολούθηση Επιτευγμάτων σας–Όταν έχετε την παρακολούθηση επιτευγμάτων σας, θα πρέπει να σημειώσετε το όνομα και μια σύντομη περιγραφή της εργασίας που μόλις ολοκληρώσατε. Μια σύντομη περιγραφή, ιδιαίτερα των πιο περίπλοκων εργασιών, θα κάνει την παρακολούθηση επιτευγμάτων σας πιο ουσιαστική και παρακινητική καθώς δίνετε στον εαυτό σας «έξτρα πίστωση» ή μια περιγραφή της δουλειάς και της προσπάθειας που έπρεπε να καταβάλετε για να ολοκληρώσετε τη συγκεκριμένη εργασία.
Βήμα 7: Επαναλάβετε–Όταν ολοκληρώσετε την εργασία σας και ενημερώσετε το πρόγραμμα παρακολούθησης επιτευγμάτων, μπορείτε τώρα να επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία — ξεκινώντας από το τρίτο βήμα και εργάζεστε στην επόμενη εργασία σας με τη μεγαλύτερη προτεραιότητα.
