www.tukhas.com
Related Articles
Μια πρόκληση για το επόμενο έτος, δεκαετία, αιώνα ή χιλιετία.
Είναι ένα κλισέ της εκτελεστικής ζωής: δεν έχετε χρόνο να κάνετε τα πάντα. Είτε χρησιμοποιείτε μικρά κομμάτια χαρτιού, προγραμματιστή, λογισμικό προγραμματισμού ή Palm Pilot, όλες οι προσπάθειες διαχείρισης χρόνου αποτυγχάνουν. Αντί να πετάξετε τη πετσέτα, προτείνω να χρειάζεστε ένα νέο πλαίσιο αναφοράς. Αλλάξτε την εστίασή σας από τη διαχείριση χρόνου στη διαχείριση προτεραιοτήτων.
Δημιουργήστε μια λίστα με προτεραιότητες
Το στρατηγικό σας σχέδιο πρέπει να αναδεικνύει τις προτεραιότητες της επιχείρησής σας. Αν δεν έχετε, ρίξτε μια ματιά στα άρθρα μου για το θέμα. Απαντήστε στην ερώτηση, “Τι είναι πιο σημαντικό να επιτύχετε σε αυτό το χρονικό πλαίσιο;” Κάντε αυτές τις προτεραιότητες σαφείς, γράψτε τις. Κρατήστε μια λίστα εμφανώς αναρτημένη στο γραφείο σας.
Σχετικά με τις προτεραιότητες
Η λέξη προτεραιότητα προέρχεται από το prior, που σημαίνει πριν, και σχετίζεται με το λατινικό primus, που σημαίνει πρώτος. Και ενώ ορισμένα πράγματα είναι πιο σημαντικά από άλλα, η λίστα με τις προτεραιότητές σας θα πρέπει να περιέχει όλα τα στοιχεία πρώτης σημασίας – Μόνο τα στοιχεία που είναι κρίσιμα για την ανάπτυξη της επιχείρησής σας και τίποτα άλλο.
Επανεξέταση της λίστας υποχρεώσεών σας
Εάν είστε όπως οι περισσότεροι άνθρωποι, η λίστα υποχρεώσεών σας είναι μια μεγάλη συλλογή όλων όσων έχετε σκεφτεί να κάνετε τώρα και στο μέλλον, τα οποία ταξινομούνται απλά από τη στιγμή που το σκεφτήκατε. Ίσως γράψετε μικρά γράμματα ή αριθμούς δίπλα σε κάθε «εργασία» και διαγράφετε τι έχει γίνει. Η λίστα σας μεγαλώνει και μεγαλώνει – την ξαναγράφετε μόνο όταν γίνει δυσανάγνωστη. Πέτα το!
Η λίστα των επτά
Ξεκινήστε φρέσκα κάθε μέρα. Η σημερινή λίστα, που γράφτηκε σήμερα για σήμερα, δεν πρέπει να περιέχει περισσότερα από επτά στοιχεία. Με βάση τις προτεραιότητές σας, αναφέρετε πρώτα το πιο σημαντικό στοιχείο του σήμερα και ούτω καθεξής. Κάθε στοιχείο στη λίστα πρέπει να προωθήσει ένα κρίσιμο ζήτημα στην επιχείρησή σας. Αν δεν το κάνει, γιατί το κάνεις; Καταργήστε το από τη λίστα σας. Εάν εξακολουθείτε να πιστεύετε ότι είναι σημαντικό, αλλά όχι τόσο σημαντικό, αναθέστε το σε κάποιον άλλο.
Σχεδιασμός και Πραγματικότητα
Κάθε μέρα φέρνει προγραμματισμένες και ad-hoc συναντήσεις, περιπάτους, καθίσματα και έκτακτες ανάγκες. Επιπλέον, έχετε καθημερινά τελετουργικά – απαντώντας σε email, μισή ώρα ανάγνωσης ή αναθεώρηση των στοιχείων των πωλήσεων. Κάθε συνάντηση και κάθε τελετουργία θα πρέπει να αξιολογούνται σε σχέση με τις υψηλότερες προτεραιότητές σας. Αν δεν ανταποκρίνεται στις προτεραιότητές σας, μην το κάνετε. Μην συμμετέχετε. Εγκατέλειψέ το. Αναθέστε το μακριά. Ο χρόνος που απομένει μετά τις συναντήσεις και τα τελετουργικά είναι διαθέσιμος για τη λίστα εργασιών σας. Μην το σπαταλάτε!
Χρησιμοποιώντας τη λίστα
Βάλτε τις ενέργειές σας για να κάνετε την πρώτη εργασία στη λίστα σας μέχρι να ολοκληρωθεί. Μόνο τότε, προχωρήστε στο δεύτερο στοιχείο. Μπορεί να μην ολοκληρώσετε τη σημερινή λίστα σήμερα – μπορεί να μην ολοκληρώσετε καν το πρώτο στοιχείο – αλλά αν έχετε περάσει τη μέρα προωθώντας την υψηλότερη προτεραιότητά σας, ήσασταν παραγωγικοί.
Αύριο, κάντε μια νέα λίστα σε ένα νέο φύλλο χαρτιού ή σε αντίστοιχο υπολογιστή. Μην μεταφέρετε τίποτα αυτόματα. Αυτό θα σας δώσει μια αίσθηση ολοκλήρωσης και θα σας αναγκάσει να αξιολογήσετε εκ νέου τι είναι σημαντικό. Εάν έχετε πολλά κομμάτια “υψηλότερης προτεραιότητας” να ακολουθήσετε, χωρίστε τον διαθέσιμο χρόνο σε σταθερές χρονοθυρίδες και προωθήστε πολλές προτεραιότητες ταυτόχρονα.
Αξιολόγηση και ισορροπία
Στο τέλος κάθε εβδομάδας, αντιστοιχίστε τα επιτεύγματά σας με τη λίστα των στρατηγικών σας προτεραιοτήτων. Ελέγξτε για να δείτε ότι σημειώνετε πρόοδο με όλους τους στόχους σας – ότι όλες οι προτεραιότητές σας προχωρούν. Μην αφήνετε βασικούς τομείς της επιχείρησής σας να μαραζώνουν. Αξιολογήστε την πρόοδό σας σε σχέση με τη λίστα που παρέχεται στον Προγραμματισμό της Πρωτοχρονιάς.
Μπορεί να μην υπάρχει ακόμα αρκετός χρόνος για όλα, αλλά τα πράγματα που είναι κρίσιμα για την επιχείρησή σας θα γίνουν. Όλα τα άλλα μπορούν να περιμένουν.
(γ) Paul Lemberg
