www.tukhas.com
Related Articles
“… Και τότε μια μέρα θα βρεις, δέκα χρόνια έχουν μείνει πίσω σου. Κανείς δεν σου είπε πότε να τρέξεις, σου έλειψε το όπλο εκκίνησης…” – Gilmour, Mason, Waters, Wright
Ποιος είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να μειώσετε το άγχος και να επιτύχετε μεγαλύτερη ισορροπία στη ζωή σας; Αναπτύξτε καλύτερες δεξιότητες διαχείρισης χρόνου. Ξέρω, ξέρω, ακούγεται «καθηλωτικό», αλλά είναι πραγματικά ο πιο γρήγορος δρόμος για έναν παραγωγικό τρόπο ζωής που επιτρέπει την ισορροπία να εισχωρήσει στη ζωή σας. Η διαχείριση των πολλών εργασιών που πρέπει να αντιμετωπίσει κανείς κατά τη διάρκεια της ημέρας ή της εβδομάδας είναι τέχνη, αλλά όταν εκτελείται σωστά, η παραγωγικότητα της ζωής σας σας επιτρέπει να μυρίζετε τα λουλούδια στην πορεία.
Η βελτίωση των δεξιοτήτων διαχείρισης του χρόνου σας επιτρέπει να αφιερώνετε περισσότερο χρόνο με τα παιδιά σας, να επιδιώκετε τα χόμπι που σας ενδιαφέρουν και, στο καλό, να είστε πιο παραγωγικοί για τους ανθρώπους που απασχολούν τις υπηρεσίες σας. Η αντιμετώπιση των εργασιών με συστηματικό τρόπο θα επιτρέψει την ελευθερία (με τον καιρό) να διευρύνει τους ορίζοντές σας. Εδώ είναι μερικές από τις βέλτιστες πρακτικές που έχω χρησιμοποιήσει όλα αυτά τα χρόνια που μου επιτρέπουν να δημιουργήσω μια βέλτιστη ισορροπία στη ζωή μου:
Γνωρίστε τα δυνατά σημεία/αδυναμίες σας: Είμαι άνθρωπος του πρωινού, οπότε ξυπνάω νωρίς το πρωί και αντιμετωπίζω τα θέματα υψηλότερης προτεραιότητας τότε. Ο εγκέφαλός μου είναι φρέσκος και η ενέργειά μου είναι υψηλή, επομένως είμαι στο μέγιστο της απόδοσής μου για να είμαι όσο πιο αποτελεσματικός μπορώ. Το να γνωρίζετε πού είναι η δύναμη και η αδυναμία σας είναι κρίσιμο για να παραμείνετε στην εργασία. Εάν είστε πρωινός άνθρωπος, μην σπαταλάτε τον χρόνο σας προσπαθώντας να ολοκληρώσετε μια κρίσιμη εργασία αργά το απόγευμα. Άλλωστε τότε πρέπει να είσαι στο γήπεδο του γκολφ! (Είπα την ισορροπία;)
Έχετε ένα σχέδιο προτού χρειαστεί ένα σχέδιο: Στον σημερινό επιχειρηματικό κόσμο, η άσκοπη ταξινόμηση των email είναι ίσως η μεγαλύτερη απώλεια χρόνου. Πάντα εκπλήσσομαι όταν κάποιος μου λέει “Έχω 4.000 email στο In Box μου!” Δημιουργήστε ένα σχέδιο που επιτρέπει μια πιο έξυπνη προσέγγιση στην επεξεργασία των email. Δημιουργήστε φακέλους και βήματα ενεργειών για την απάντηση ή την αποθήκευση email (δείτε την ενότητα αποκλεισμού και αντιμετώπισης παρακάτω). Όταν βρισκόμουν στον εταιρικό κόσμο λαμβάνω 125 email την ημέρα, είχα λιγότερα από 10 email στο In Box μου. Σήμερα, πιθανότατα γράφω σχεδόν 1.000 email το μήνα και από σήμερα το πρωί έχω λιγότερα από 10 email στο In Box μου, επομένως είναι δυνατό να διαχειριστείτε μεγάλους όγκους email εάν έχετε ένα προκαθορισμένο σχέδιο απόκρισης.
Προτεραιότητα: Είτε με βάση μια βασική σκληρή προθεσμία είτε τον οικονομικό αντίκτυπο της εργασίας, ορίστε προτεραιότητες και καταγράψτε τις σε μια χρονική γραμμή. Σε θέματα ύψιστης προτεραιότητας, εξασφαλίστε ένα εργασιακό περιβάλλον εστιασμένο και απαλλαγμένο από περισπασμούς. Θέστε ενδιάμεσους στόχους που αθροιστικά οδηγούν στο τέλος του παιχνιδιού. Αποφασίστε εκ των προτέρων ποιος είναι ο ενδιάμεσος στόχος και χαρτογραφήστε τα βήματα που απαιτούνται για την επίτευξη αυτού του σταθμού. Με μεγαλύτερες εργασίες, η χάραξη κάθε εργασίας σε μέρη ενός έργου σάς επιτρέπει να “μετακινήσετε το έργο κάτω από το ποτάμι” και να απολαύσετε τα επιτεύγματα du jour.
Αποκλεισμός και αντιμετώπιση: Κατακερματίστε τον φόρτο εργασίας. Αφού καθορίσετε τις προτεραιότητές σας με βάση τις προθεσμίες και τον αντίκτυπο, ομαδοποιήστε τα αντικείμενα μαζί για να δημιουργήσετε μια πιο αποτελεσματική ροή εργασίας. Ανοίξτε και ταξινομήστε όλα τα μηνύματα αλληλογραφίας σας ταυτόχρονα. Διαχειριστείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα. Απομακρύνετε όλο το διοικητικό υλικό με μια πλήρη κίνηση. Η δημιουργία μπλοκ εργασιών θα ελαχιστοποιήσει τους τομείς της επιχείρησής σας από το να παραμεληθούν και στη συνέχεια να συσσωρευτούν. Οι απλές εργασίες ρουτίνας γίνονται στη συνέχεια επιβάρυνση απλώς και μόνο λόγω του όγκου της εργασίας.
Η μαγεία της αλλαγής του χρόνου: Όλοι πρέπει να ζουν με πραγματικές και τεχνητές προθεσμίες. Η αντιμετώπιση των αντικειμένων σήμερα για μελλοντική εφαρμογή σάς δίνει τη δυνατότητα να “μετατοπίσετε χρόνο” την εργασία σας σε ένα περιβάλλον χωρίς άγχος. Θυμάστε όταν ήσασταν στο κολέγιο και πλησίαζαν οι τελικοί και μετά ξενυχτούσατε για να στριμώξετε για το τεστ; Το ερώτημα είναι γιατί; Σας ειδοποίησε ο καθηγητής για τις εξετάσεις την προηγούμενη μέρα; Σχεδόν – ήξερες για τις εξετάσεις ολόκληρο το τρίμηνο και αντί να μελετήσεις σε όλη τη διάρκεια, περίμενες μέχρι την τελευταία στιγμή για να στριμώξεις. Έχασες την ευκαιρία να «μετατοπίσεις χρόνο» τον φόρτο εργασίας σου. Στο τέλος, εφαρμόστηκε επιπλέον άγχος καθώς και δεν άφησε κανένα περιθώριο λάθους (δηλαδή σε περίπτωση που είχατε γρίπη εκείνη την εβδομάδα). Ο χρόνος μετατοπίζεται και η παραγωγικότητά σας θα βελτιωθεί εκθετικά.
Κάντε το ρουτίνα: Η εξάσκηση κάνει τέλεια και όπου δεν είναι τέλεια, η πειθαρχία θα υπερισχύσει. Μου τρόπος λειτουργίας με την αντιμετώπιση των καθηκόντων είναι να τα τοποθετήσετε όλα σε μια ρουτίνα. Στην προσωπική μου ζωή, έχω κάνει πρακτική να παραμένω σε φόρμα, οπότε κάθε μέρα περπατάω 2-3 μίλια ως μέρος αυτού του συντάγματος. Ήταν και θα είναι πάντα η ρουτίνα μου. Στην πραγματικότητα, ήταν η ρουτίνα μου εδώ και τόσο καιρό που το να χάσω μια μέρα περπάτημα μου φαίνεται αδιανόητο. Η δημιουργία ρουτίνας επιτρέπει τη συστηματική παραμονή στην εργασία και η απόκλιση από αυτό είναι στην πραγματικότητα μεγαλύτερη διαταραχή της ισορροπίας. Αντιμετωπίστε τις επιχειρηματικές εργασίες με τον ίδιο ακριβώς τρόπο και οι ρουτίνες σας θα οδηγήσουν σε μεγαλύτερη παραγωγικότητα.
Η ζωή είναι σύντομη: Η ζωή σαφώς δεν είναι πρόβα τζενεράλε και αν περιμένεις να σου πει κάποιος να πάρεις τον έλεγχο και να βρεις την ισορροπία σου, «έχασες το όπλο εκκίνησης». Διαχειριστείτε το χρόνο σας, βρείτε την ισορροπία σας και συνειδητοποιήστε τις πολλές πρόσθετες ευκαιρίες που ανοίγουν τον δρόμο τους στη ζωή σας. Ναι, είναι δυνατόν να τα έχετε όλα, αλλά χωρίς σχέδιο επίθεσης, ο χρόνος θα σας περάσει.
