www.tukhas.com
Related Articles
Καθώς εσείς και το προσωπικό σας μαθαίνετε πώς να σχεδιάζετε, να δίνετε προτεραιότητες, να οργανώνετε, να αναθέτετε και να ελαχιστοποιείτε τις διακοπές με τρόπο που λειτουργεί για εσάς και για αυτούς, θα έχετε περισσότερο χρόνο – και θα είστε πολύ πιο αποτελεσματικοί στα δύο κύρια έσοδα που σας παράγουν δραστηριότητες: εξυπηρέτηση σημερινών πελατών και ανάπτυξη νέων.
Ενώ είναι σύνηθες να μιλάμε για «διαχείριση χρόνου», η απλή αλήθεια είναι ότι δεν μπορείτε να διαχειριστείτε τον χρόνο. Κανείς δεν μπορει. Ωστόσο, μπορείτε να διαχειριστείτε αρκετά αποτελεσματικά τον εαυτό σας – και τις συμπεριφορές και τις επιλογές σας – καθώς προχωράτε μέσα στη μέρα
Πράγματι, αν η «διαχείριση χρόνου» είναι λανθασμένη ονομασία, η «διαχείριση χρόνου για δικηγόρους» είναι πραγματικό οξύμωρο. Ωστόσο, καθώς η πρακτική του δικαίου και οι απαιτήσεις των επιχειρήσεων γίνονται ολοένα και πιο περίπλοκες, γίνεται ακόμη πιο σημαντικό να περνάτε τον χρόνο σας πιο παραγωγικά.
ΤΟΜΕΙΣ Εστίασης
Πάρτε τον έλεγχο του προγράμματός σας
Δώστε προτεραιότητα και αναθέστε αποτελεσματικά
Συστήματα ροής περιπτώσεων σχεδίασης
Διεξαγωγή αποτελεσματικών συναντήσεων
Οργανώστε τις φυσικές και ηλεκτρονικές πληροφορίες σας
Πάρτε τον έλεγχο του προγράμματός σας
Εάν τα περιεχόμενα του ημερολογίου σας και ο τρόπος που περνάτε την ημέρα σας δεν μοιάζουν μεταξύ τους, είναι πιθανό ότι στο τέλος της ημέρας, πάρα πολλά έχουν αναιρεθεί και καθυστερήσει το χρονοδιάγραμμα. Οι προτεραιότητες χάνονται και σημαντικές εργασίες όπως το μάρκετινγκ ή η ανάπτυξη προσωπικού παραμερίζονται από τον καταιγισμό του «επείγοντος» (όπως διακοπές προσωπικού και πελατών).
Ο έλεγχος του προγράμματός σας απαιτεί έναν συνδυασμό εφαρμογής των κατάλληλων εργαλείων και διαδικασιών που ταιριάζουν με το στυλ σας και την ανάπτυξη της νοοτροπίας για να τα χρησιμοποιείτε με συνέπεια. Όταν αναλαμβάνετε τον έλεγχο του προγράμματός σας, θα προγραμματίζετε τον χρόνο σας με βάση τις βασικές προτεραιότητές σας – όχι πλέον ανταποκρινόμενοι σε αυτό που είναι πιο επείγον, αλλά σε αυτό που είναι πιο σημαντικό. Είτε πρόκειται για μάρκετινγκ, διαχείριση εταιρείας, εργασία πελατών ή αφιερώνοντας περισσότερο χρόνο για τα παιδιά σας, για παράδειγμα, θα εργαστείτε έτσι ώστε αυτές οι εργασίες να βρίσκονται στο επίκεντρο.
Καθώς μαθαίνετε να εφαρμόζετε μια χούφτα βασικών τακτικών – ομαδοποίηση ερωτήσεων προσωπικού, χρήση του χρόνου του έργου “μην ενοχλείτε, αποτελεσματικό ημερολόγιο, ημερήσιο και εβδομαδιαίο σχεδιασμό κ.λπ. – θα διαπιστώσετε ότι το ημερολόγιό σας αρχίζει να είναι κάτι που λειτουργεί εσύ αντί για κάτι που παλεύεις.
Δώστε προτεραιότητα και αναθέστε αποτελεσματικά
Με το να μην αναθέτετε αποτελεσματικά, χάνετε τον πολύτιμο χρόνο σας σε εργασίες που μπορεί και πρέπει να διεκπεραιωθεί από κάποιον χαμηλότερο από τη σκάλα. Έχετε δημιουργήσει ανεπαρκή μόχλευση των πόρων παραγωγής σας στη δομή της εταιρείας σας και η ικανότητά σας να αυξήσετε την κερδοφορία βασίζεται πολύ στις δικές σας πολλές ώρες. Αυτή είναι μια αγχωτική και αυτοκαταστροφική προσέγγιση.
Εάν είστε ένας από τους πολλούς δικηγόρους που έχουν σχέση αγάπης/μίσους με την έννοια της εξουσιοδότησης – λαχταρούν τα οφέλη της αλλά εμποδίζονται από το πώς να την πραγματοποιήσετε για την επιχείρησή σας – θα σας βοηθήσουμε να κατακτήσετε τα συστήματα για να διασφαλίσετε ότι εσείς και άλλοι ο συνεργάτης σας λειτουργεί σωστά.
Εάν επιτρέψετε την εύκολη λογική ότι «μπορώ να το κάνω καλύτερα, γρηγορότερα, ευκολότερα» να γίνει μια αυτοεκπληρούμενη προφητεία, δεν θα αναθέσετε εργασία στο νομικό ή υποστηρικτικό προσωπικό σας και, αντίθετα, θα κρατήσετε πάρα πολλά το μόνος σου. Ο αρνητικός αντίκτυπος είναι πολλαπλός – όχι μόνο έχετε υπερβολική επέκταση, αλλά αποτυγχάνετε να αναπτύξετε τους ανθρώπους σας και επίσης είναι πιθανό να βλάψετε την ικανότητα των πελατών σας να επικοινωνούν άμεσα και γρήγορα με την εταιρεία σας.
Συστήματα ροής περιπτώσεων σχεδίασης
Εάν η επιχείρησή σας δεν χρησιμοποιεί και δεν βελτιώνει τα πρότυπα ροής θηκών, είναι σχεδόν βέβαιο ότι ανέχεστε την αναποτελεσματικότητα στον τρόπο με τον οποίο ολοκληρώνεται η εργασία ρουτίνας. Τα μέλη του προσωπικού ενδέχεται να μην μπορούν να εντοπίσουν ένα αρχείο ή ένα έγγραφο σε κρίσιμη θέση
στιγμές – ένα τηλεφώνημα από πελάτη, αντίδικο δικηγόρο ή υπάλληλο, για παράδειγμα. Σημειώσεις υποθέσεων, συνομιλίες πελατών, προσχέδια εγγράφων, σημαντικά αποδεικτικά στοιχεία – όλα μπορούν να διασκορπιστούν γύρω από το γραφείο του πολυάριθμου νομικού και βοηθητικού προσωπικού που συμμετέχει σε μια υπόθεση πελάτη. Θα έχετε επίσης την τάση να αποτυγχάνετε να παρακολουθείτε επαρκώς τα χρονοδιαγράμματα, τις προθεσμίες, τις εργασίες ανάθεσης και επίβλεψης και σχεδόν οποιαδήποτε άλλη πτυχή της εκπροσώπησης.
Ο αντίκτυπος στην πρακτική σας περιλαμβάνει τον χαμένο χρεώσιμο χρόνο, τη δυσαρέσκεια των πελατών με τον χρόνο απόκρισης της εταιρείας σας στις ερωτήσεις σχετικά με την κατάσταση της υπόθεσής τους και την αυξημένη πίεση στο προσωπικό και τη ζωή γραφείου γενικά. Η απώλεια της διαδρομής, έστω και στιγμιαία, των αρχείων πελατών μπορεί γρήγορα να γίνει εφιάλτης – ή τουλάχιστον να προκαλέσει πραγματικό πονοκέφαλο.
Αντίθετα, όταν σχεδιάζετε και υλοποιείτε πρότυπα ροής υποθέσεων που είναι ευθυγραμμισμένα με το λογισμικό διαχείρισης πρακτικών της εταιρείας σας, θέτετε τη βάση για να γνωρίζετε πού βρίσκεται κάθε μέρος του αρχείου σε οποιοδήποτε σημείο της πορείας αναπαράστασης. Θα έχετε άμεση πρόσβαση σε πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση, τις προθεσμίες και τα σημεία αναφοράς. Και η ικανότητα και η ταχύτητα παραγωγής θα αυξηθούν.
Διεξαγωγή αποτελεσματικών συναντήσεων
«Αποτελεσματικές συναντήσεις»; Άλλο οξύμωρο; Τις περισσότερες φορές, ναι. Και το κόστος των κακών συναντήσεων είναι γνωστό. Εάν ξοδεύετε πολύ χρόνο σε συναντήσεις και κάνετε πολύ λίγα – ή, εναλλακτικά, εάν αποφεύγετε να συναντάτε τακτικά με τους ανθρώπους σας επειδή φοβάστε τη σπατάλη χρόνου ή/και ενέργειας – δεν είστε μόνοι. Αλλά αυτό δεν είναι δικαιολογία. Το δικηγορικό σας γραφείο είναι, στην πραγματικότητα, μια σειρά από ομάδες – από εσάς και τον διοικητικό βοηθό σας, για παράδειγμα, μέχρι τους δικηγόρους σας ή την ομάδα πρακτικής άσκησης – επομένως, οι συναντήσεις της ομάδας είναι αναπόφευκτες για ένα καλό προϊόν εργασίας. Πώς αξιολογεί η εταιρεία σας τη συμπεριφορά των συναντήσεων; Υπάρχει τεράστια σπατάλη χρόνου και ενέργειας που σχετίζεται με τις περισσότερες συναντήσεις σας;
Αν ναι, ήρθε η ώρα να αναπτύξετε ισχυρά συστήματα συσκέψεων. Ποιες συναντήσεις να πραγματοποιούνται, πόσο συχνά, με ποιους στόχους; Μην συγχέετε τις τακτικές συναντήσεις του έργου με τις στρατηγικές συζητήσεις, διαφορετικά θα φύγουν όλοι απογοητευμένοι και ασαφείς. Όσο πιο αποτελεσματικοί είστε στις συναντήσεις σας με το προσωπικό, τους συναδέλφους και τους πελάτες, τόσο περισσότερο θα βρίσκουν τον χρόνο – και επομένως, ΕΣΕΝΑ – πολύτιμο.
Μην ξεχνάτε, επίσης, ότι αυτό που βγαίνει από τη συνάντηση δίνει πραγματικά την αξία. Αποχωρούν οι άνθρωποι από τις συναντήσεις σας χωρίς ρητή συμφωνία σχετικά με το ποιος κάνει ποιες ενέργειες, έως ποια ημερομηνία και πώς θα γίνει η συνέχεια; Χωρίς αυτές τις συμφωνίες, οι συναντήσεις μπορούν να ολοκληρωθούν, αλλά η συνέχεια και τα επιθυμητά αποτελέσματα δεν πραγματοποιούνται.
Αναπτύξτε σημαντικές δεξιότητες συναντήσεων που μπορείτε να εφαρμόσετε σε όλες τις συναντήσεις σας – εσωτερικά, με πελάτες, με πηγές παραπομπής ή όπου υπηρετείτε σε κοινοτικά ή άλλα συμβούλια. Δεν θα βελτιώσετε μόνο τα αποτελέσματα και την αποτελεσματικότητα, αλλά και η φήμη σας για την αποτελεσματικότητα και την παροχή ισχυρής αξίας.
Οργανώστε τις φυσικές και ηλεκτρονικές πληροφορίες σας
Η αποδιοργάνωση του γραφείου και η ακαταστασία επηρεάζουν την ικανότητα της επιχείρησής σας να είναι παραγωγική, κοστίζοντας χρόνο και χρήμα. Από πάντα παρόντες σωρούς χαρτιών ή συνεχώς ακατάστατα γραφεία μέχρι αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπολογιστών που οργανώνονται ούτως ή άλλως, πολλοί δικηγόροι ανέχονται τις ανεπάρκειες που συνοδεύουν την αποδιοργάνωση. Ο χρόνος που αφιερώνεται στην αναζήτηση πραγμάτων μεταφράζεται άμεσα σε χαμένα έσοδα. Είναι επίσης αγχωτικό και σπάει την ορμή της παραγωγής.
Η αποδιοργάνωση συχνά αντανακλάται και επιδεινώνεται από τα αναποτελεσματικά συστήματα ροής υποθέσεων, τις τυχαίες ρουτίνες χειρισμού αρχείων, τις ανεπαρκείς εγκαταστάσεις αποθήκευσης και τα πιο τρομακτικά, ανεπαρκή συστήματα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης/σχεδιασμού από καταστροφές. Η εξυπηρέτηση και η εκπροσώπηση των πελατών, η αποτελεσματικότητα και η κερδοφορία και η ηρεμία διακυβεύονται. Στη χειρότερη περίπτωση, το μέλλον της πρακτικής σας μπορεί να τεθεί σε κίνδυνο.
Αντίθετα, κάθε βήμα που κάνετε προς μια βελτιωμένη οργάνωση θα σας προσφέρει άμεσα οφέλη. Το να έχετε απλώς τον κατάλληλο χώρο αποθήκευσης σε κοντινή απόσταση, για παράδειγμα, μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ της επιτυχούς διαχείρισης μιας ροής εργασίας βαριάς μορφής χαρτιού ή της ταλαιπωρίας των εξουθενωτικών επιπτώσεων του χάους χαμηλού επιπέδου. Αγοράζετε πίσω τον πολύτιμο χρόνο σας. Θα σας φέρουμε σε καλό δρόμο με σταθερά οργανωτικά συστήματα για όλες τις φυσικές και ηλεκτρονικές πληροφορίες σας. Θα βάλει την εταιρεία σας σε στέρεο έδαφος. Θα ελευθερώσετε χρόνο και πόρους και θα κερδίσετε την άξια ψυχικής ηρεμίας.
