www.tukhas.com
Related Articles
Αιτίες κακής διαχείρισης χρόνου:
Να συμπεριφέρεσαι σαν ο χρόνος να είναι φτηνό εμπόρευμα. Ο χρόνος είναι ένας πόρος για την επίτευξη των στόχων. Δεν είναι για να σπαταληθεί, αλλά για να το χρησιμοποιήσετε με σύνεση. Ο χρόνος είναι πολύτιμος και δεν θα περιμένει κανέναν.
Αναβλητικότητα: Οι αποφάσεις πρέπει να ληφθούν πολύ προσεκτικά και πρέπει να πραγματοποιηθούν, όχι να αναβληθούν. Και οι δυσάρεστες εργασίες δεν πρέπει να αποφευχθούν σε κανένα σημείο.
Έλλειψη ιεράρχησης: Αυτή δεν είναι καλή πρακτική. Εκτός! κάτι άλλο είναι υψηλής προτεραιότητας και συμβάλλει στους καθορισμένους στόχους.
Κακός ή ανύπαρκτος προγραμματισμός: Αν κάποιος δεν προγραμματίσει εκ των προτέρων και δεν διαθέσει σωστά τον χρόνο του, τότε τα πράγματα θα τον πιάσουν. ή εργασίες υψηλής προτεραιότητας θα χαθούν.
Ανεπαρκείς ρυθμίσεις έκτακτης ανάγκης: Δεν περιμένει κανείς να συμβούν καταστροφές, για να σχεδιάσει τις διαδικασίες του και να αξιολογήσει πιθανές προβληματικές περιοχές, προτεραιότητά του είναι να αφήσει χρόνο στο σχέδιό του για απρόβλεπτες προβληματικές περιοχές.
Αξιοποίηση του ημερολογίου του: Έτυχε μερικές φορές να μην μπορεί κανείς να βάλει κάθε λεπτομέρεια ή δραστηριότητα στη σύνοψή του Gantt-Chart, καθώς υπάρχει χώρος μόνο για τις βασικές του δραστηριότητες. Αλλά αν χρησιμοποιεί το ημερολόγιό του αποτελεσματικά παράλληλα με το σχέδιό του, θα δει πόσο χρόνο μπορεί να έχει για την εργασία του έργου.
Συμβουλές για εξαιρετικές ιδέες: Συναντήσεις και βασικές εκδηλώσεις. όπως ο χρόνος προγραμματισμού των Χριστουγέννων, η ετήσια άδεια κ.λπ., για να τα βάλετε στο ημερολόγιο καθώς είναι ακόμα φρέσκα στο μυαλό. Και αν κάποιος έχει μια τακτική συνάντηση ή δραστηριότητα κάποιου είδους, μηνιαία για παράδειγμα, πρέπει να είναι προγραμματισμένη για ολόκληρο το έτος, έτσι ώστε, όταν σχεδιάζει αργότερα μέσα στη χρονιά, να μην το ξεχνά. Το ένα είναι να θέτει χρονικά όρια και να κατανέμει τις πιο σημαντικές εργασίες στην πρώτη του ώρα.
Προτεραιοποίηση του φόρτου εργασίας: Να κάνετε μια λίστα κάθε μέρα, έτσι ώστε κάποιος να γνωρίζει ακριβώς τι πρέπει να κάνει σε καθημερινή βάση. Πρέπει να διαχωρίσει τις εργασίες στη λίστα του σε επείγοντα (που θα γίνουν την ίδια μέρα) και μη επείγοντα. Προσπαθήστε να στοχεύσετε να επιτύχετε τουλάχιστον τις επείγουσες εργασίες κάθε μέρα. Για να διαχωρίσετε τις ενδιαφέρουσες εργασίες από τις σημαντικές συνεισφέρουσες στόχους. Αντιμετωπίστε τις ενδιαφέρουσες εργασίες ως ανταμοιβή για την ολοκλήρωση αυτών που συνέβαλαν στους στόχους του. Να δίνει στον εαυτό του λίγο χρόνο κάθε εβδομάδα για να ελέγξει το in-tray του. Χωρίστε τη δράση, το διάβασμα, το γέμισμα και τα σκουπίδια.
Αντιπροσωπεία: Δεν χρειάζεται να περιορίζει κανείς την ανάθεση σε άτομα που διοικεί. Σχεδίαζε εκ των προτέρων, αξιολογώντας ποιες εργασίες θα ήταν κατάλληλες για ποιο άτομο. Να προκαλούν τους ανθρώπους και να αναπτύσσουν τις δεξιότητές τους. Δεν χρειάζεται να τα κάνει όλα μόνος του. Η ομάδα του θα πρέπει να είναι σε θέση να κάνει τα καθήκοντα για αυτόν. Αν δεν είναι ικανοί να το κάνουν, τους εκπαιδεύει. Και τα φέρνει στα απαιτούμενα πρότυπα. Και πρέπει να μετρήσει τα αποτελέσματά τους ως μέρος της ανάπτυξής τους. Πρέπει να δοθεί η ευκαιρία στην ομάδα να δείξει αποτελέσματα, μια ευκαιρία να διαπρέψει τον εαυτό της και ένα αίσθημα ευθύνης. Πρέπει να είναι ευγνώμων και να αναγνωρίζει τα καθήκοντα που κατανέμονται εξίσου όταν πρέπει. Πρέπει να πραγματοποιεί τακτικές συναντήσεις, να γράφει σημειώσεις ή σημειώσεις και χρησιμοποιεί το τηλέφωνο για να ενημερώνει όλους για την πρόοδο και ποιος είναι υπεύθυνος για τι. Πρέπει να αποφύγει την αγανάκτηση. Μερικές φορές, πρέπει να πει «Όχι»! Πρέπει να αξιολογήσει τον φόρτο εργασίας του και να αναθέσει εργασίες που δεν μπορούσε να κάνει. Και αν πει, “Ναι!” θα τον θεωρούσαν δεδομένο.
Επίδραση χρόνου στις συναντήσεις: Συνέβη, πολύ συχνά, πολλές φορές να σπαταλούνται σε συναντήσεις, στο σύνολο της επιχείρησης. Αν κάποιος έπρεπε να τα έχει, πρέπει να προσπαθήσει να τα κάνει όσο το δυνατόν πιο σύντομα και παραγωγικά. Πρέπει να ακολουθήσει τις παρακάτω συμβουλές, οι οποίες θα τον βοηθήσουν να αξιοποιήσει στο έπακρο τις συναντήσεις.
(α) Πρέπει να καταρτίσει μια ημερήσια διάταξη για να καταστήσει σαφή τον σκοπό της συνάντησής του. Χρειάζονται πάντα λεπτά, για να διασφαλιστεί η ανάθεση των ενεργειών. (β) Προσκαλέστε μόνο όσους χρειάζονται. Κάποιος θα επιτύχει αποτελέσματα χωρίς υπερβολικές συναντήσεις χρησιμοποιώντας το τηλέφωνο ή τα e-mail για να συζητήσει ιδέες και συμφωνημένες ενέργειες. (γ) Να εξασφαλίσει ότι έχει έναν καλό πρόεδρο για να ελέγχει το περιεχόμενο της συνεδρίασης και να παρακολουθεί την ώρα. (δ) Πρέπει να ξεκινά πάντα έγκαιρα, για αποφυγή διακοπής και παρεκκλίσεων και σε χρονικό όριο. (ε) Πρέπει να ορίσει συγκεκριμένη ώρα για μεμονωμένα θέματα και να τα τηρήσει.
Χάσιμο χρόνου στο τηλέφωνο: Προσπαθήστε πάντα να κρατάτε τη συνομιλία στο ελάχιστο, περνώντας από βασικούς στόχους και αποφεύγοντας τις κουβέντες. Πρέπει να κάνει τον εαυτό του πολύ διεκδικητικό. Δεν αφήνει τους ανθρώπους να συνεχίζουν και να συνεχίζουν. Και τίποτα δεν μπορεί να πάρει περισσότερο από μερικά λεπτά για να επιλυθεί. Διαφορετικά, κανονίστε να τους μιλήσετε σε πιο βολική στιγμή.
