www.tukhas.com
Related Articles
Όλοι έχουμε ακούσει ανθρώπους να λένε ότι δεν υπάρχουν αρκετές ώρες μέσα στην ημέρα όταν περνούν μια ιδιαίτερα ταραχώδη περίοδο στη δουλειά ή ότι ήταν τόσο απασχολημένοι που δεν ξέρουν πού πήγε η μέρα. Δυστυχώς δεν μπορούμε να ελέγξουμε τον χρόνο. Οι ώρες μεταξύ εννέα και πέντε είναι ακριβώς οι ίδιες κάθε μέρα. Ωστόσο, εάν διαχειριζόμαστε τον χρόνο που έχουμε πιο αποτελεσματικά, τότε μπορούμε να συμπιέσουμε πολύ περισσότερη παραγωγικότητα σε κάθε μέρα.
Η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου μπορεί να έχει μια σειρά από οφέλη. μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητά σας, να ενισχύσει τη θέση σας στα μάτια των εργοδοτών σας και, εάν βρίσκεστε σε πρόγραμμα μπόνους, να φέρει επιπλέον μετρητά. Λοιπόν, έχοντας αυτό κατά νου, ακολουθούν έξι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να κάνετε το καθημερινό σας πρόγραμμα όσο το δυνατόν πιο παραγωγικό.
1: Ανάλυση
Ρίξτε μια ματιά στο πώς είναι προγραμματισμένο το καθημερινό σας πρόγραμμα και αναζητήστε τομείς όπου θα μπορούσατε να εξοικονομήσετε χρόνο. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να τηλεφωνήσετε σε κάποιον που είναι γνωστό ότι είναι δύσκολο να τον πιάσετε, στείλτε του email μετά την πρώτη προσπάθεια και συνεχίστε με κάτι άλλο. Ρωτήστε τον εαυτό σας εάν είναι πραγματικά απαραίτητη μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο που θα σας κάνει να οδηγείτε μία ώρα στην ημέρα σας. θα μπορούσε να γίνει μέσω τηλεφώνου ή email; Πάντα να στοχεύετε να περιορίζετε τον όγκο της περιττής εργασίας που κάνετε και χρησιμοποιήστε αυτόν τον ελεύθερο χρόνο για καλύτερο αποτέλεσμα.
2: Οργανώστε
Πόσο από την εργάσιμη ημέρα σας καταναλώνεται αναζητώντας αρχεία ή αναζητώντας αριθμούς τηλεφώνου; Ένας αποτελεσματικός εργαζόμενος εξοικονομεί χρόνο κάθε μέρα γνωρίζοντας ακριβώς πού βρίσκονται τα πάντα. Αξίζει να αφιερώσετε χρόνο για να οργανώσετε ένα σύστημα διαχείρισης αρχείων στον υπολογιστή σας, το οποίο θα σας επιτρέψει να αποθηκεύσετε όλα όσα έχετε στη σωστή θέση. Κάντε αυτό και τα πέντε λεπτά που χάσατε ψάχνοντας για ένα γράμμα μπορεί τώρα να είναι πέντε λεπτά που ξοδεύετε για να γράψετε ένα.
3: Δώστε προτεραιότητα
Πρέπει να εκτελέσετε τις ακόλουθες τέσσερις εργασίες σήμερα το πρωί, αλλά ποια πρέπει να εκτελέσετε πρώτη;
Α: Βγάλτε λίγο γάλα
Β: Ελέγξτε τα email σας
Γ: Καλέστε την πυροσβεστική γιατί φλέγεται η κουζίνα του γραφείου
Δ: Δημοσίευσε την κάρτα γενεθλίων της θείας Έμιλυ
Η απάντηση είναι εμφανώς προφανής, αλλά καταδεικνύει τα βασικά της ιεράρχησης του φόρτου εργασίας. Κάθε πρωί θα πρέπει να ελέγχετε τη λίστα εργασιών σας και να οργανώνετε τον φόρτο εργασίας ανάλογα με τον επείγοντα χαρακτήρα κάθε εργασίας. Φροντίστε πρώτα τους πελάτες που περιμένουν ή τις επικείμενες προθεσμίες και αφήστε τις δευτερεύουσες εργασίες έως ότου τα σημαντικά πράγματα είναι εκτός λειτουργίας. Η αποτελεσματική ιεράρχηση του φόρτου εργασίας σας είναι ένας από τους βασικούς παράγοντες για την καλή διαχείριση του χρόνου.
4: Βελτιστοποίηση
Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε πλήρως όλα τα εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να περιορίσετε τον χαμένο χρόνο στο ελάχιστο. Προγράμματα όπως το Microsoft Outlook μπορούν να προγραμματίσουν τις μέρες σας για εσάς και να σας ειδοποιούν εκ των προτέρων για επικείμενα ραντεβού. Εάν είστε πολύ έξω, τότε η απλή αποθήκευση ειδοποιήσεων για σημαντικά γεγονότα στο κινητό σας τηλέφωνο θα διασφαλίζει ότι είστε πάντα ακριβείς.
5: Ελαχιστοποίηση
Όταν εργάζεστε σε μια σημαντική εργασία, θα αποδώσετε καλύτερα εάν σας επιτραπεί να συγκεντρωθείτε πλήρως. Η παρουσία σας στο γραφείο, λοιπόν, θα πρέπει να περιορίζεται στο ελάχιστο καθώς το τελευταίο πράγμα που χρειάζεστε είναι διακοπές που μπορεί να σας επιβραδύνουν ή να σπάσουν τη συγκέντρωσή σας. Ωστόσο, δεν μπορείτε απλά να μαζέψετε τα πράγματά σας και να μεταφέρετε τη δουλειά σας σε μια απομονωμένη παραλία κάπου (αν είναι μόνο), επομένως πρέπει να αξιοποιήσετε στο έπακρο ό,τι έχετε διαθέσιμο. Πείτε στους συναδέλφους ότι δεν δέχεστε κλήσεις, βάλτε μηνύματα «εκτός γραφείου» στο τηλέφωνο απαντήσεων και στο email σας και εάν κάποιος συνάδελφος σας συνοδεύει με λεπτομέρειες για το χθεσινό ραντεβού, πείτε του να σας συμπληρώσει αργότερα. Τότε μπορείτε να δώσετε το 100% στη δουλειά που έχετε στο χέρι.
6: Χρησιμοποιήστε τα μάτια σας
Μάθετε πώς να εντοπίζετε περιόδους μη παραγωγικότητας στην εργασία και να τις κόβετε, όσο μικρές κι αν είναι. Για παράδειγμα, ενώ περιμένετε να κατεβάσετε ένα αρχείο, μην ελέγχετε τα τελευταία νέα στον ιστότοπο της ποδοσφαιρικής σας ομάδας ή μην κάνετε ένα παιχνίδι πασιέντζας, αλλά ολοκληρώστε τη σύνταξη μιας επιστολής ή απόδειξης για να διαβάσετε ένα έγγραφο. Όλες αυτές οι στιγμές που αποθηκεύονται τοποθετούνται και, σαν ένα βάζο γεμάτο χαλαρά ρέστα, μπορεί να εκπλήσσει το τι προσθέτουν μακροπρόθεσμα.
Αυτές οι συμβουλές αποτελούν μόνο ένα μικρό μέρος της μεγαλύτερης εικόνας διαχείρισης χρόνου. Υπάρχει πληθώρα διαθέσιμων πληροφοριών σχετικά με αυτό το θέμα και θα σας συνιστούσα να το εξετάσετε λεπτομερέστερα, καθώς αξίζει να εργαστείτε για τα οφέλη που αναφέρθηκαν παραπάνω. Ποιος ξέρει, μπορεί ακόμη και να γίνετε τόσο αποτελεσματικοί που να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας νωρίς, οπότε μπορείτε να αναζητήσετε τον συνάδελφό σας και να μάθετε όλες τις λεπτομέρειες αυτού του καυτού ραντεβού.
